Jak na skartaci správně a podle zákona

3 minuty čtení

skartace - diskety.jpg

Archivace | Skartace | Spisová služba

Pojem skartace asi ve svém životě slyšel každý. Mnoho lidí si pod ním ale představuje pouze fyzické zničení dokumentu rozřezáním na maličké kousky. Skartace tak, jak ji vidí zákon, ovšem znamená něco zcela jiného. Označuje vyřazení nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo jednotlivých registratur. Takto vyřazené dokumenty mohou být archivem určeny k výše zmíněnému zničení, které si pod skartací lidé často vybaví, ale i k předání a trvalému uložení do archivu. Samotné zničení nebo předání do archivu už však neprobíhá v rámci skartačního řízení, jedná se o návazné procesy.

Skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí právní předpisy. V rámci zákona jsou taxativně vyjmenované subjekty, které mají povinnost vydávat skartační řády. Tyto řády upravují podrobnější náležitosti skartačního řízení u daného původce, tedy u organizace, která má dle zákona povinnost archivovat a spravovat dokumenty.

Jak ke skartaci správně přistupovat?

V rámci správně fungujícího přístupu ke skartaci musí původce včas vyznačit na dokumenty nebo spisy skartační lhůtu. Tou se rozumí doba, po kterou je nezbytné v rámci zákonných i jiných požadavků dokument uchovat. Skartační lhůta jako taková potom začíná běžet 1. lednem následujícího roku po spouštěcí události (např. po uzavření spisu, ukončení záruční lhůty, úmrtí pacienta…). Po uplynutí skartační lhůty dojde k zařazení do skartačního řízení. Zde se s ním nakládá podle označení trojice skartačních znaků A, S, V. Jednotlivá písmena znamenají: A – archiv, S – stoupa (tzn. zničení), V – výběr.

Co je skartační řád?

Skartační řád je vnitřní předpis každého původce dokumentů. Tento předpis stanovuje podrobnosti výkonu spisové služby. Jeho součástí je i takzvaný spisový plán. Spisovým plánem se rozumí seznam druhů dokumentů. Další součástí skartačního řádu je skartační plán. Ten se využívá v kombinaci se spisovým plánem. Dohromady se tedy jedná o spisový a skartační plán. U každého druhu dokumentu je uveden minimálně skartační znak, skartační lhůta a spouštěcí událost.

SIP balíčky a další technikálie

V rámci správně provedeného skartačního řízení existuje povinnost mít správně vytvořené takzvané SIP balíčky. Ty existují pro účely provedení skartačního řízení v elektronické podobě a předání vybraných dokumentů a jejich metadat do archivu. Formát balíčků a jejich implementaci zveřejnilo v roce 2012 ministerstvo vnitra ve svém Věstníku. Ve zkratce se jedná o soubor ve formátu XML, kódování UTF-8 bez BOM. Veškeré, i další zákonné náležitosti ale samozřejmě zvládá řešení od Software602, takže se původce složitostmi technických požadavků nemusí vůbec zabývat.

Skartace a s ní spojené skartační řízení může být relativně náročný a zapeklitý problém. I proto se zpravidla vyplatí neřešit tento proces svépomocí a obrátit se na organizaci, případně zajistit nástroj, jež dokáže skartaci řešit v rámci komplexního servisu. Jako například v rámci řešení spisové služby, archivace a skartace od Software602.