Jak na elektronický archiv účetních dokladů? Jednoduše!

4 minuty čtení

shutterstock_1031662192-2.jpg

Archivace | Elektronické podpisy | Legislativa

Je jedno, zda elektronicky nebo v tištěné podobě. Zákon přikazuje uchovávat účetní doklady a podnikatelé i OSVČ se s touto povinností musejí vypořádat. Nejsnadnější to mají podnikající fyzické osoby: ty musejí vést pouze daňovou evidenci nebo výdaje uplatňují paušálem. Čím ale větší firma a složitější účetnictví, tím víc přibývá i povinností. Proto je třeba si uvědomit, že v dnešní době už je mnohem snadnější vést archiv dokladů elektronicky. I když digitalizace archivu znamená počáteční investici, umožňuje snadno udržovat v dokumentech pořádek, plnit všechny zákonné povinnosti, a být tak v klidu a pohodě.

Různé lhůty pro plátce a neplátce DPH

U neplátců DPH je nutné archivovat takové doklady, které jsou potřeba ke kontrole daňové povinnosti. Ta činí tři roky a počíná běžet dnem, kdy uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání. Lhůta se může ovšem prodloužit, a to hned z několika důvodů. Prvním je uplatnění daňové ztráty, druhým nesplnění podmínek pro uplatnění úplaty u finančního leasingu jako výdaje. Zde lhůta nabíhá od konce kalendářního roku, v němž bylo možno poprvé ověřit splnění uvedených zákonných podmínek. Celkově se tak může lhůta prodloužit maximálně na deset let. Plátci DPH mají povinnost uchovávat daňové doklady podle zákona o DPH, a to po dobu deseti let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo.

Doklady musejí být věrohodné a čitelné

Při archivaci musí daňový subjekt zajistit, aby u daňového dokladu od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro uchovávání byla zajištěna věrohodnost původu. Tou se rozumí jasná totožnost subjektu, který plnění uskutečňuje nebo který doklad oprávněně vystavil. Další požadavek je kladen na neporušitelnost obsahu a v neposlední řadě na čitelnost. Právě s tou může být problém například u účtenek tištěných na termopapíru, kde se písmo po čase úplně ztrácí. I na to je třeba včas myslet.

Pozor na zvláštní právní předpisy

Zákon o účetnictví také stanovuje subjektům, které jsou vedeny jako daňové subjekty podle § 1 odst. 2, aby po dobu deseti let archivovaly účetní uzávěrky a výroční zprávy. Po dobu pěti let pak účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy a po stejnou dobu také účetní záznamy, jimiž dokládají vedení účetnictví. Takovými záznamy mohou být daňové doklady, mzdové listy a další dokumentace, vyplývající ze speciálních právních předpisů, jako je například zmiňovaný Zákon o dani z přidané hodnoty nebo Zákon o archivnictví a spisové službě

Skenování dokumentů nestačí

Abychom z tištěných dokumentů udělali elektronické neboli digitální, můžeme je skenovat anebo - ještě lépe - rovnou přijmout v elektronické formě. Pouhé uložení takového dokumentu v cloudu, případně na pevný disk ale rozhodně neznamená jeho elektronickou archivaci, jak žádá zákon. 

Aby bylo všem náležitostem, které stanovuje Zákon o DPH, učiněno za dost, je třeba k dokumentu připojit elektronický podpis a časové razítko. Ačkoli se může zdát, že tímto krokem je zákonu vyhověno, není tomu tak. Do budoucna totiž nejde jen o to, přidávat razítko. Jedná se o složitější proces péče o ověřitelnost elektronických podpisů, a to pečetí. Tou se připojí ověřovací metadata předchozích certifikátů podpisů, pečetí a razítek a teprve potom se přidá další razítko – vše v odpovídajícím technickém formátu.

Všechny předchozí kroky navíc zajistí, že dokument bude možné považovat za věrohodný, protože jakékoliv změny budou viditelné a dohledatelné. Zároveň musí být dokument vybavený uznávanou elektronickou pečetí nebo elektronickou výměnou informací (EDI). Možnost dlouhodobé čitelnosti zajistíte formátem, který je určen pro archivaci (typicky PDF/A, není podmínkou). Všechny tyto náležitosti dokážou obstarat moderní systémy pro elektronickou archivaci dokladů a všechny další náležitosti, jako je spisová služba. Ta sice není pro firmy na rozdíl od úřadů, státní správy či samosprávy povinná, dokáže ale firmám výrazně usnadnit nakládání s dokumenty od jejich přijetí přes organizování v rámci firmy či archivaci až po skartaci. A to už za to stojí, nemyslíte?