Jak bezpapírově vyřešit archivaci a skartaci dokumentů?

3 minuty čtení

Archivace

Archivace | Skartace

Také ve vaší firmě jednou či dvakrát do roka „pálíte“ dokumenty, které již není potřeba archivovat? Nebo u vás jede skartovačka na plný výkon? Co se takovým zbytečným aktivitám vyhnout?

Nemusíte být ani velkou firmou nebo úřadem, abyste se denně nepotýkali s haldou dokumentů. Příchozí faktury, objednávky, žádosti, reklamace, dotazy, formuláře všeho druhu… Každý dokument musí někdo fyzicky zkontrolovat, nechat schválit, podepsat, případně orazítkovat a založit do správného šanonu. A takových šanonů jsou v každé firmě stovky, ne-li tisíce. Kolik prostoru zabírají? Museli jste jim vyčlenit samostatnou místnost? Nebo snad patro? Máte speciální nemovitost, kam soustředíte veškerý svůj archiv? Kolik peněz vás stojí její pronájem, údržba, topení během zimního období? To vše může s bezpapírovým řešením z kanceláře zmizet.

Stop zaprášeným horám dokumentů

Začněme hezky popořádku. Kolik dokumentů, zpráv a dopisů vám přijde každý den? A kolik jich naopak odešlete vy? Máte o veškeré poště dokonalý přehled? Představte si, že byste měli digitální třídírnu příchozích i odchozích dokumentů. Elektronická podatelna s kompletním řešením spisové služby pro úřady a firmy, které potřebují zcela naplnit českou legislativu, je skvělým řešením pro ty organizace, které nechtějí na zbytečném papírování „propalovat“ hodiny a hodiny práce několika zaměstnanců, kteří se nemohou věnovat ničemu jinému. Eviduje dokumenty podle jejich životnosti, sdružuje dokumenty do spisů, vytváří skartační plány, zvládá elektronickou validaci i třídění příchozích dokumentů.

Samozřejmostí je i dlouhodobá archivace dokumentů a napojení na systém datových schránek, takže jakýkoli dokument lze rychle vyhledat a zaslat komukoli. Spisovou službu lze napojit i na ARES a ISZR, řeší oběh a evidenci dokumentů, uchovává auditní stopu a hlídá termíny, lhůty, notifikace a eskalace. Ověřuje elektronické dokumenty a zajišťuje archivní formáty PDF u dokumentů, které by, ve fyzické podobě, po nějaké době ztratily čitelnost. Dokumenty obsahují veškerá popisná a doplňující metadata digitálního dokumentu, záznamy všech operací prováděných s tímto dokumentem, včetně informace, kdy se má daný dokument skartovat. V rámci skartačního řízení jsou vytvářeny sestavy pro přímou komunikaci s Národním archivem, včetně plně elektronického předání obsahu za pomocí SIP balíčků.

Archivujte několika kliky na klávesnici

Pokud se nechcete potýkat s nedostatkem prostoru pro dlouhodobý archiv, určitě uvítáte jeho elektronickou podobu, která splňuje evropské nařízení eIDAS i požadavky Národního archivu. Dokumenty vedené v elektronickém archivu jsou dostupné odkudkoli přes internet a ověřitelné třetí stranou kdekoli na území Evropské unie. Archiv je možné integrovat na interní firemní informační systémy a dokumenty v něm lze pohodlně vyhledávat pomocí fulltextového vyhledávání a klíčových slov.

Ještě si myslíte, že staré „dobré“ šanony nemůže nic nahradit? Rádi vám připravíme analýzu na míru.