Hledáte předsevzetí pro rok 2020? Vyřizujte agendu bezpapírově

DMS
10. ledna 2020, 5 minut čtení

Omezením papírové administrativy ušetříte nejen na papíru a toneru, ale především svůj čas. Nebudete omezeni fyzickou kontrolou a podepisováním dokumentů v kanceláři.

Novoroční předsevzetí je každoroční klišé, které se zpravidla daří dodržovat jen několik prvních týdnů v roce. Tedy alespoň pokud jde o osobní plány. Proč ale nezkusit nějakou firemní inovaci? Začátek nového roku je ideální dobou k zavádění firemních novinek. Co takhle přejít od papírového vyřizování faktur a další administrativy na plně elektronické řešení? V Česku se elektronicky vyřídí pouze pětina faktur, přitom je tento způsob mnohem rychlejší a přehlednější, umožňuje okamžitou archivaci dokladů a ani elektronické podepisování či pečetění s časovým razítkem už dnes není vůbec žádný problém.

Totéž se dá říct i o vnitřní komunikaci firem a organizací. Přechod na bezpapírové řešení kanceláře se sice může jevit jako složitý, ale firma, která nahradí staré procesy elektronizací, se už zpravidla nechce vracet zpět. Systém pro správu dokumentů (DMS) vám například umožňuje evidovat, sdílet a spravovat dokumenty už od jejich vzniku přes schválení po distribuci v rámci firmy. To vše lze provádět i prostřednictvím chytrého mobilního telefonu. Firemní dokumenty tak zůstávají stále pod kontrolou od svého vzniku až po skartaci a manažer se k nim může dostat odkudkoli, například schvalovat a podepisovat dokumenty či procesy z dovolené.

Elektronicky s právním účinkem dle nároků EU

Spisová služba zase umožňuje evidenci veškerých dokumentů do/z firmy, jejich cílené doručování a oběh, sdružování dokumentů do spisů a spravuje spisový a skartační plán. To vše včetně dlouhodobé archivace a napojení na systém datových schránek. Jejich prostřednictvím mohou firmy či organizace vyřizovat vše potřebné, aniž by musely dokumenty tisknout, fyzicky podepisovat, razítkovat a zasílat kurýrem nebo doporučeně poštou. Čas strávený vyřizováním administrativy v podobě fyzických dokumentů a zasíláním poštovních zásilek pak můžou využít jinak a efektivněji. Vždyť prakticky všechny obchodní a úřední dokumenty vznikají elektronicky. Tak proč je elektronicky rovnou nepodepisovat a nerazítkovat? Navíc s právním účinkem, který odpovídá nárokům Evropské unie.

Přechod na bezpapírovou kancelář má i svůj ekologický aspekt. Tušili jste, že každý Čech ročně spotřebuje v průměru 130 kg papíru? Pokud budeme vycházet z průměrných čísel od výrobců papíru, z jednoho vzrostlého smrku se vyrobí zhruba 80 tisíc archů běžného kancelářského papíru velikosti A4 o plošné hmotnosti 80 g/m2. To odpovídá 400 kg kancelářského papíru. Malá firma o 50 zaměstnancích tak ročně spotřebuje papír vyrobený zhruba z 16 vzrostlých smrků, nemluvě o další ekologické zátěži v podobě vysoké spotřeby vody a energií při výrobě papíru. I to stojí za zamyšlení.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.