Hledáte předsevzetí pro rok 2020? Vyřizujte agendu bezpapírově

Omezením papírové administrativy ušetříte nejen na papíru a toneru, ale především svůj čas. Nebudete omezeni fyzickou kontrolou a podepisováním dokumentů v kanceláři.

Novoroční předsevzetí je každoroční klišé, které se zpravidla daří dodržovat jen několik prvních týdnů v roce. Tedy alespoň pokud jde o osobní plány. Proč ale nezkusit nějakou firemní inovaci? Začátek nového roku je ideální dobou k zavádění firemních novinek. Co takhle přejít od papírového vyřizování faktur a další administrativy na plně elektronické řešení? V Česku se elektronicky vyřídí pouze pětina faktur, přitom je tento způsob mnohem rychlejší a přehlednější, umožňuje okamžitou archivaci dokladů a ani elektronické podepisování či pečetění s časovým razítkem už dnes není vůbec žádný problém.

Totéž se dá říct i o vnitřní komunikaci firem a organizací. Přechod na bezpapírové řešení kanceláře se sice může jevit jako složitý, ale firma, která nahradí staré procesy elektronizací, se už zpravidla nechce vracet zpět. Systém pro správu dokumentů (DMS) vám například umožňuje evidovat, sdílet a spravovat dokumenty už od jejich vzniku přes schválení po distribuci v rámci firmy. To vše lze provádět i prostřednictvím chytrého mobilního telefonu. Firemní dokumenty tak zůstávají stále pod kontrolou od svého vzniku až po skartaci a manažer se k nim může dostat odkudkoli, například schvalovat a podepisovat dokumenty či procesy z dovolené.

Elektronicky s právním účinkem dle nároků EU

Spisová služba zase umožňuje evidenci veškerých dokumentů do/z firmy, jejich cílené doručování a oběh, sdružování dokumentů do spisů a spravuje spisový a skartační plán. To vše včetně dlouhodobé archivace a napojení na systém datových schránek. Jejich prostřednictvím mohou firmy či organizace vyřizovat vše potřebné, aniž by musely dokumenty tisknout, fyzicky podepisovat, razítkovat a zasílat kurýrem nebo doporučeně poštou. Čas strávený vyřizováním administrativy v podobě fyzických dokumentů a zasíláním poštovních zásilek pak můžou využít jinak a efektivněji. Vždyť prakticky všechny obchodní a úřední dokumenty vznikají elektronicky. Tak proč je elektronicky rovnou nepodepisovat a nerazítkovat? Navíc s právním účinkem, který odpovídá nárokům Evropské unie.

Přechod na bezpapírovou kancelář má i svůj ekologický aspekt. Tušili jste, že každý Čech ročně spotřebuje v průměru 130 kg papíru? Pokud budeme vycházet z průměrných čísel od výrobců papíru, z jednoho vzrostlého smrku se vyrobí zhruba 80 tisíc archů běžného kancelářského papíru velikosti A4 o plošné hmotnosti 80 g/m2. To odpovídá 400 kg kancelářského papíru. Malá firma o 50 zaměstnancích tak ročně spotřebuje papír vyrobený zhruba z 16 vzrostlých smrků, nemluvě o další ekologické zátěži v podobě vysoké spotřeby vody a energií při výrobě papíru. I to stojí za zamyšlení.