Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Digitalizace, Workflow, Archivace
19. února 2021, 4 minuty čtení

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Prohrabávání se desítkami složek nebo hledání jednoho konkrétního dokumentu v záplavě e-mailů, je asi to poslední, co byste chtěli ve firmě dělat. Všechny dokumenty dnes sice vznikají elektronicky, ale z různých důvodů nekončí na jednom místě, v jednom společném archivu, ke kterému se dostanou všichni, co je potřebují, i když se zrovna nenacházejí v kanceláři. Dříve se různé papíry válely po stolech, v šuplících a šanonech, dnes bývá ve firmách spíše „digitální bordel“. Nikdo nemá vládu nad všemi dokumenty, ukládání nemá žádný řád a pravidla. Jenže to je cesta do pekel, která se firmě dříve či později vymstí.

Ať už dokumenty vzniknou nebo dorazí do vaší kanceláře v jakékoli podobě, hned na začátku byste si měli sjednotit způsob jejich evidence, správy a oběhu mezi zaměstnanci. Není nic horšího, než když existuje několik různých „úložišť“ firemních dat: šanony na papír, cloud nebo server na elektronické dokumenty, datový trezor na datové zprávy z datové schránky a důležité e-maily v jednotlivých poštovních účtech. To vše by mělo být na jednom místě, v elektronické podobě, roztříděné a lehce přístupné, ať jste v kanceláři, doma na home office nebo kdekoliv jinde. Tak, abyste s těmito daty mohli pracovat, kdykoli to potřebujete, upravovat je, schvalovat nebo předávat ke schválení a podepisovat.

Centrální úložiště dokumentů s dálkovým přístupem

Sjednocením dokumentů na jedno místo, jejich digitalizováním (v případě papíru) získáváte jistotu, že se vám žádná důležitá data neztratí a budou vždy dobře čitelná. Odpadnou starosti s papírovým archivem i prostory, které zaplňuje. Nemusíte řešit skartaci dokumentů. I elektronické dokumenty se skartují, ale s tím si systém poradí – stačí u dokumentu nastavit, kdy má být skartován a archiv vás sám upozorní bez vašeho dalšího přičinění. Přístup k elektronické evidenci a správě dokumentů můžou mít všichni vaši zaměstnanci, každému ale můžete nastavit jiná práva, která lze kdykoli v závislosti na situaci a potřebách firmy změnit. Důležité je, že firma může bez problémů pracovat i v situacích, jako je pandemie koronaviru, kdy většina zaměstnanců zůstává na home office.

Se systémem DocsMaster si významně ulevíte od zbytečné administrativy. Nešetří pouze papír a toner do tiskárny, ale především přináší centrální úložiště dokumentů s jejich elektronickou správou a připraveným workflow. Pokud se dříve museli „schvalovacích koleček“ účastnit všichni zainteresovaní zaměstnanci osobně, každý jednotlivec se musel vyjádřit, dokumenty se musely složitě vyhledávat v šanonech, které byly uloženy u různých referentů, znamenalo to zbytečně strávený čas, který šlo určitě vynaložit líp.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů