Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Digitalizace, Workflow, Archivace
4 minuty čtení

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Prohrabávání se desítkami složek nebo hledání jednoho konkrétního dokumentu v záplavě e-mailů, je asi to poslední, co byste chtěli ve firmě dělat. Všechny dokumenty dnes sice vznikají elektronicky, ale z různých důvodů nekončí na jednom místě, v jednom společném archivu, ke kterému se dostanou všichni, co je potřebují, i když se zrovna nenacházejí v kanceláři. Dříve se různé papíry válely po stolech, v šuplících a šanonech, dnes bývá ve firmách spíše „digitální bordel“. Nikdo nemá vládu nad všemi dokumenty, ukládání nemá žádný řád a pravidla. Jenže to je cesta do pekel, která se firmě dříve či později vymstí.

Ať už dokumenty vzniknou nebo dorazí do vaší kanceláře v jakékoli podobě, hned na začátku byste si měli sjednotit způsob jejich evidence, správy a oběhu mezi zaměstnanci. Není nic horšího, než když existuje několik různých „úložišť“ firemních dat: šanony na papír, cloud nebo server na elektronické dokumenty, datový trezor na datové zprávy z datové schránky a důležité e-maily v jednotlivých poštovních účtech. To vše by mělo být na jednom místě, v elektronické podobě, roztříděné a lehce přístupné, ať jste v kanceláři, doma na home office nebo kdekoliv jinde. Tak, abyste s těmito daty mohli pracovat, kdykoli to potřebujete, upravovat je, schvalovat nebo předávat ke schválení a podepisovat.

Centrální úložiště dokumentů s dálkovým přístupem

Sjednocením dokumentů na jedno místo, jejich digitalizováním (v případě papíru) získáváte jistotu, že se vám žádná důležitá data neztratí a budou vždy dobře čitelná. Odpadnou starosti s papírovým archivem i prostory, které zaplňuje. Nemusíte řešit skartaci dokumentů. I elektronické dokumenty se skartují, ale s tím si systém poradí – stačí u dokumentu nastavit, kdy má být skartován a archiv vás sám upozorní bez vašeho dalšího přičinění. Přístup k elektronické evidenci a správě dokumentů můžou mít všichni vaši zaměstnanci, každému ale můžete nastavit jiná práva, která lze kdykoli v závislosti na situaci a potřebách firmy změnit. Důležité je, že firma může bez problémů pracovat i v situacích, jako je pandemie koronaviru, kdy většina zaměstnanců zůstává na home office.

Se systémem DocsMaster si významně ulevíte od zbytečné administrativy. Nešetří pouze papír a toner do tiskárny, ale především přináší centrální úložiště dokumentů s jejich elektronickou správou a připraveným workflow. Pokud se dříve museli „schvalovacích koleček“ účastnit všichni zainteresovaní zaměstnanci osobně, každý jednotlivec se musel vyjádřit, dokumenty se musely složitě vyhledávat v šanonech, které byly uloženy u různých referentů, znamenalo to zbytečně strávený čas, který šlo určitě vynaložit líp.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Z pera podnikatele: Systémové otázky ohledně archívu pana exministra

Minimálně 25 kilometrů musí urazit zaměstnanci Fakultní nemocnice Královské Vinohrady, aby se dostali do svého archivu. Nebojte se, tento článek není o kauze exministra zdravotnictví, ale o souvisejících věcech, na které se nikdo nezeptal.

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Elektronické uzavírání smluv a soudní dokazování

Smlouvu můžeme dle právní úpravy uzavřít jakoukoliv formou. Z pohledu právní jistoty je ale samozřejmě nejbezpečnější forma písemná, ať už zhmotněná na papíře, nebo v elektronické podobě.

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

6 + 2 bezpapírové vychytávky Filipa Kukly

Říká se o něm, že jako takový „český Chopin“, ale klavírista Ivo Kahánek má raději české interprety. Za své poslední album koncertů Dvořáka a Martinů získal důležité mezinárodní ocenění. Jak vlastně umělci řeší komunikaci s úřady a byrokracii, která se nevyhne nikomu? Dává přednost tištěným časopisům nebo online zpravodajství? A jakou šanci dává Česku ve snaze dohnat v digitalizaci státní správy Estonsko? Na to všechno jsme se zeptali v naší pravidelné rubrice.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze!