Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Digitalizace, Workflow, Archivace
19. února 2021, 5 minut čtení

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Prohrabávání se desítkami složek nebo hledání jednoho konkrétního dokumentu v záplavě e-mailů, je asi to poslední, co byste chtěli ve firmě dělat. Všechny dokumenty dnes sice vznikají elektronicky, ale z různých důvodů nekončí na jednom místě, v jednom společném archivu, ke kterému se dostanou všichni, co je potřebují, i když se zrovna nenacházejí v kanceláři. Dříve se různé papíry válely po stolech, v šuplících a šanonech, dnes bývá ve firmách spíše „digitální bordel“. Nikdo nemá vládu nad všemi dokumenty, ukládání nemá žádný řád a pravidla. Jenže to je cesta do pekel, která se firmě dříve či později vymstí.

Ať už dokumenty vzniknou nebo dorazí do vaší kanceláře v jakékoli podobě, hned na začátku byste si měli sjednotit způsob jejich evidence, správy a oběhu mezi zaměstnanci. Není nic horšího, než když existuje několik různých „úložišť“ firemních dat: šanony na papír, cloud nebo server na elektronické dokumenty, datový trezor na datové zprávy z datové schránky a důležité e-maily v jednotlivých poštovních účtech. To vše by mělo být na jednom místě, v elektronické podobě, roztříděné a lehce přístupné, ať jste v kanceláři, doma na home office nebo kdekoliv jinde. Tak, abyste s těmito daty mohli pracovat, kdykoli to potřebujete, upravovat je, schvalovat nebo předávat ke schválení a podepisovat.

Centrální úložiště dokumentů s dálkovým přístupem

Sjednocením dokumentů na jedno místo, jejich digitalizováním (v případě papíru) získáváte jistotu, že se vám žádná důležitá data neztratí a budou vždy dobře čitelná. Odpadnou starosti s papírovým archivem i prostory, které zaplňuje. Nemusíte řešit skartaci dokumentů. I elektronické dokumenty se skartují, ale s tím si systém poradí – stačí u dokumentu nastavit, kdy má být skartován a archiv vás sám upozorní bez vašeho dalšího přičinění. Přístup k elektronické evidenci a správě dokumentů můžou mít všichni vaši zaměstnanci, každému ale můžete nastavit jiná práva, která lze kdykoli v závislosti na situaci a potřebách firmy změnit. Důležité je, že firma může bez problémů pracovat i v situacích, jako je pandemie koronaviru, kdy většina zaměstnanců zůstává na home office.

Se systémem DocsMaster si významně ulevíte od zbytečné administrativy. Nešetří pouze papír a toner do tiskárny, ale především přináší centrální úložiště dokumentů s jejich elektronickou správou a připraveným workflow. Pokud se dříve museli „schvalovacích koleček“ účastnit všichni zainteresovaní zaměstnanci osobně, každý jednotlivec se musel vyjádřit, dokumenty se musely složitě vyhledávat v šanonech, které byly uloženy u různých referentů, znamenalo to zbytečně strávený čas, který šlo určitě vynaložit líp.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Spolupráce s Gordic: ePodpisy, ePečetě a časová razítka

Spolupráce s Gordic: ePodpisy, ePečetě a časová razítka

Klienti společnosti Gordic se díky certifikovanému partnerství se Software602 obejdou při kvalifikovaném elektronickém podepisování bez tokenů nebo čipových karet. Uživatelé informačního systému GINIS nyní mohou podepisovat a pečetit jednodušeji a levněji.

Sofa umí podepisovat už i ve Wordu

Sofa umí podepisovat už i ve Wordu

Představte si službu, díky níž můžete na počítači napsat smlouvu nebo jiný dokument a rovnou ji v tom samém textovém editoru elektronicky podepsat a odeslat ke schválení a podpisu druhé straně. Utopie? Nikoli.

Naše řešení fungují, proto o ně má zájem i konkurence

Naše řešení fungují, proto o ně má zájem i konkurence

Pokud chcete vědět cokoliv o eGovernmentu, zeptejte se Jana Frka, zástupce ředitele divize eGovernment v 602ce. My jsme se však zeptali i na chytrou domácnost, kterou si vyladil až k dokonalosti. A jelikož patří mezi 2 % nejinteligentnějších lidí na světě, nemohli jsme začít ničím jiným.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.