Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy

Digitalizace, Workflow, Archivace
4 minuty čtení

Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.

Prohrabávání se desítkami složek nebo hledání jednoho konkrétního dokumentu v záplavě e-mailů, je asi to poslední, co byste chtěli ve firmě dělat. Všechny dokumenty dnes sice vznikají elektronicky, ale z různých důvodů nekončí na jednom místě, v jednom společném archivu, ke kterému se dostanou všichni, co je potřebují, i když se zrovna nenacházejí v kanceláři. Dříve se různé papíry válely po stolech, v šuplících a šanonech, dnes bývá ve firmách spíše „digitální bordel“. Nikdo nemá vládu nad všemi dokumenty, ukládání nemá žádný řád a pravidla. Jenže to je cesta do pekel, která se firmě dříve či později vymstí.

Ať už dokumenty vzniknou nebo dorazí do vaší kanceláře v jakékoli podobě, hned na začátku byste si měli sjednotit způsob jejich evidence, správy a oběhu mezi zaměstnanci. Není nic horšího, než když existuje několik různých „úložišť“ firemních dat: šanony na papír, cloud nebo server na elektronické dokumenty, datový trezor na datové zprávy z datové schránky a důležité e-maily v jednotlivých poštovních účtech. To vše by mělo být na jednom místě, v elektronické podobě, roztříděné a lehce přístupné, ať jste v kanceláři, doma na home office nebo kdekoliv jinde. Tak, abyste s těmito daty mohli pracovat, kdykoli to potřebujete, upravovat je, schvalovat nebo předávat ke schválení a podepisovat.

Centrální úložiště dokumentů s dálkovým přístupem

Sjednocením dokumentů na jedno místo, jejich digitalizováním (v případě papíru) získáváte jistotu, že se vám žádná důležitá data neztratí a budou vždy dobře čitelná. Odpadnou starosti s papírovým archivem i prostory, které zaplňuje. Nemusíte řešit skartaci dokumentů. I elektronické dokumenty se skartují, ale s tím si systém poradí – stačí u dokumentu nastavit, kdy má být skartován a archiv vás sám upozorní bez vašeho dalšího přičinění. Přístup k elektronické evidenci a správě dokumentů můžou mít všichni vaši zaměstnanci, každému ale můžete nastavit jiná práva, která lze kdykoli v závislosti na situaci a potřebách firmy změnit. Důležité je, že firma může bez problémů pracovat i v situacích, jako je pandemie koronaviru, kdy většina zaměstnanců zůstává na home office.

Se systémem DocsMaster si významně ulevíte od zbytečné administrativy. Nešetří pouze papír a toner do tiskárny, ale především přináší centrální úložiště dokumentů s jejich elektronickou správou a připraveným workflow. Pokud se dříve museli „schvalovacích koleček“ účastnit všichni zainteresovaní zaměstnanci osobně, každý jednotlivec se musel vyjádřit, dokumenty se musely složitě vyhledávat v šanonech, které byly uloženy u různých referentů, znamenalo to zbytečně strávený čas, který šlo určitě vynaložit líp.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?

Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?

Z pera podnikatele: Lidé volí nohama – příkladem jsou média

Z pera podnikatele: Lidé volí nohama – příkladem jsou média

V lednu 2011 si lidé koupili v průměru čtvrt milionu kusů Mladé fronty Dnes. Po deseti letech je to jen lehce nad 90 tisíc. Jejich webová sestra, idnes.cz, si naopak drží místo pátého největšího webu na českém internetu, kam denně zavítá kolem 1,5 milionu uživatelů.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze