Elektronické doručování v pracovněprávních vztazích

Digitalizace, Podepisování
8 minut čtení

Jak doručit zaměstnanci výpověď nebo jiný pracovněprávní dokument v době, kdy protiepidemická opatření komplikují nebo nedovolují osobní setkání? Zákoník práce předpokládá u důležitých písemností týkajících se pracovněprávního vztahu jejich doručování písemně do vlastních rukou. Rozhodne-li se zaměstnavatel pro elektronickou formu, musí si v první řadě uvědomit, že zákoník práce rozlišuje dvě různé formy elektronického doručování do vlastních rukou a pro každou z nich platí zvláštní pravidla.

Konkrétně je možné doručovat:

  1. prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací – tedy typicky e-mailem, případně prostřednictvím nějakého interního systému,
  2. prostřednictvím datových schránek.

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Takový způsob doručování lze použít výlučně za předpokladu, že:

  • s tím zaměstnanec výslovně písemně souhlasil [1] a současně
  • poskytl zaměstnavateli svou elektronickou adresu pro doručování.

Zasílané písemnosti zároveň:

  • musí být ze strany zaměstnavatele podepsány tzv.  uznávaným elektronickým podpisem a
  • zaměstnanec jejich přijetí musí nejpozději do tří dnů od jejich odeslání datovou zprávou rovněž opatřenou uznávaným elektronickým podpisem potvrdit.

K poslední podmínce je na místě upozornit na možná trochu matoucí pojem „datová zpráva“. Datovou zprávou se rozumí, jednoduše řečeno, elektronicky zasílaný soubor dat, tedy typicky opět e-mail. Datová zpráva tedy nemusí být posílána pouze z datové schránky – jde o širší pojem.  

Největším „kamenem úrazu“ je podmínka potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem. Ten totiž nemá žádnou povinnost něco takového udělat. V případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí, potvrzení nebude obsahovat uznávaný elektronický podpis nebo převzetí písemnosti potvrdí pozdě, bude doručení písemnosti neúčinné.

Druhým významným problémem je bezesporu nutnost vlastnit uznávaný elektronickým podpis. Lze si jen stěží představit, že by bylo mezi zaměstnanci vlastnictví uznávaného elektronického podpisu tak rozšířené, aby mohl být tento způsob komunikace využitelný v širším měřítku. Přitom by stačilo, aby bylo slovo „uznávaný“ v textu zákona odstraněno nebo alespoň nahrazeno slovem „zaručený“ a možnosti komunikace by byly zcela jiné.

Speciální úprava elektronického doručování dle zákoníku práce platí nejen pro zaměstnavatele, ale také pro zaměstnance doručující písemnosti určené zaměstnavateli. V případě, že s tím zaměstnavatel souhlasí (zde již na rozdíl od doručování zaměstnanci zákoník práce nepředpokládá souhlas výslovný), může zaměstnanec doručit písemnost zaměstnavateli také elektronicky na adresu, kterou mu pro tento účel zaměstnavatel oznámil. I pro zaměstnance však platí, že písemnost musí zaměstnanec podepsat svým uznávaným elektronickým podpisem a její doručení je nezbytné ze strany zaměstnavatele do tří dnů kvalifikovaně potvrdit (tj. datovou zprávou opatřenou uznávaným elektronickým podpisem, nebo uznávanou elektronickou pečetí).

Doručování prostřednictvím datových schránek

Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro doručování písemností zaměstnanci prostřednictvím datové schránky, je situace vzhledem k zvláštním pravidlům výrazně jednodušší. Tedy samozřejmě za předpokladu, že zaměstnanec má datovou schránku zřízenou.

Pak je jedinou podmínkou takového doručování předchozí písemný souhlas zaměstnance. Odpadá nutnost potvrzování přijetí i využití uznávaného elektronického podpisu. Dokonce platí fikce doručení takto zasílané písemnosti, pokud se zaměstnanec do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů od dodání písemnosti.

Co dál?

Zastaralost a rigidnost právní úpravy elektronického doručování podle zákoníku práce vedly ke snaze zákonodárců tuto praxi změnit. Letos v březnu Parlament projednal návrh novely zákoníku práce, v němž byla zrušena povinnost opatřovat nadále písemnosti uvedené v ustanovení § 334 zákoníku práce uznávaným elektronickým podpisem, když slovo „uznávaný“ bylo z textu zákona vypouštěno. Důsledkem této změny by byla možnost podepisovat písemnosti pouze tzv. prostým elektronickým podpisem (napsání jména v e-mailové zprávě, vložení obrázku s naskenovaným vlastnoručním podpisem apod.).

Současně měla odpadnout povinnost udělení výslovného písemného souhlasu zaměstnancem s tímto způsobem doručování. Dle nové úpravy by pak platilo, že prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím datové schránky, kterou mu zaměstnanec za účelem doručování sdělil, ale také jiným způsobem dohodnutým se zaměstnancem. Obdobná úprava by měla platit také v případě komunikace v opačném směru, tedy i u písemností adresovaných zaměstnancem zaměstnavateli.

V neposlední řadě měla být zrušena povinnost vystavovat tzv. elektronickou doručenku, tedy potvrzení o převzetí písemnosti. Písemnost doručovaná elektronicky by pak byla dle návrhu doručena dnem, kdy by se zaměstnanec s obsahem písemnosti seznámil. Jestliže by se zaměstnanec neseznámil s písemností ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání, považovala by se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

I když novela nakonec Parlamentem neprošla, jedná se přinejmenším o pozitivní začátek naznačující možnou cestu do budoucna. Podle přijatého usnesení Poslanecké sněmovny má být vytvořena pracovní skupina odborníků, díky které bychom se měli dočkat nového návrhu novely zákoníku práce ještě do konce letošního roku. Aktuálně však zaměstnavatelům nezbývá než mezi zaměstnanci šířit osvětu ohledně výhod pořízení datové schránky, anebo si ještě nějakou dobu počkat na výsledek legislativního procesu.

Mgr. Jaroslav Tichý, advokát v advokátní kanceláři coLEGAL

[1] Zaměstnanec je oprávněn svůj dříve udělený souhlas kdykoli bez udání důvodu odvolat.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Většina dokumentů přichází do firem elektronicky. Bohužel mezi nimi mohou být i různé podvrhy a pokusy o podvod. Nebo prostě jen špatně podepsaný dokument. Nenechte se napálit a mějte vždy jistotu, že pracujete s legitimními daty.

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Elektronizace státní správy stále pokulhává, byť výdaje na ni každoročně rostou, stěžuje si ve výroční zprávě za loňský rok Národní kontrolní úřad. Jedním z řešení by mohlo být zavedení povinnosti používat datovou schránku i pro živnostníky.

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze