Distanční výuku už umíme, ale interní procesy řeší školy stále jako za socialismu

Digitalizace
10. září 2020, 5 minut čtení

Školy se už pomalu učí digitalizovat interní procesy, ale v určitém okamžiku přichází na řadu tiskárna, papír, propiska a šanony. Úplně zbytečně.

Před několika dny jsme absolvovali milé sezení se zástupkyní ředitele jedné pražské základní školy. Chtěli jsme zjistit, jak moc je tato škola připravená na situaci, kdy vláda opět zavede přísná opatření proti šíření koronaviru, což není vzhledem k vývoji počtu nakažených vůbec nereálné. Nezajímala nás ani tak distanční výuka, jako spíš fungování školy z administrativního hlediska. Co se děje, když děti přestanou chodit do školy? Odejdou učitelé také domů a učí je ze svého obýváku? A co hospodářka školy, ředitel? Jak se vyplňují třídní knihy? No zkrátka na probrání toho bylo mnoho.

Přišla datová zpráva, tak ji vytiskni. 

Zjistili jsme, že daná škola je na české poměry docela moderní. Jenže: když přijde něco datovou schránkou, paní hospodářka to v lepším případě pošle příslušnému pracovníkovi e-mailem, ale spíš to vytiskne a předá fyzicky. Často se jedná o citlivé osobní informace, které se pak dotyčnému válí na stole… Když to je nějaký formulář, který je třeba vyplnit, podepsat a orazítkovat, udělá se to ručně na papíru, potom se to naskenuje a znovu pošle elektronicky. Což je stejná šílenost jako fakturace v mnoha českých firmách, kde se faktury vytvoří elektronicky, aby se vytiskly, podepsaly, zase naskenovaly a dále posílaly třeba e-mailem nebo datovou schránkou. Skoro nikomu to nepřijde absurdní. Možná tak těm stromům, z kterých vznikl ten papír.

No a stejným způsobem se v oné základní škole nakládá třeba s elektronickými třídnicemi. Přes rok se vyplňují online, ale pro účely archivace se pak všechny tisknou a putují pěkně do šanonu. Prostě všechno končí napůl cesty, potom musí zákonitě přijít na řadu tiskárna, toner a papír. Stohy papíru a litry toneru. Náklady na tuto papírovou administrativu jsou prý léta konstantní a nerostou, takže se nad tím nikdo nepohoršuje. Prý to je tak okolo desetiny veškerých provozních nákladů školy. Jenže za deset let to je už celý roční rozpočet, a to není malá částka. Škola by určitě vymyslela, jak takové prostředky smysluplně využít.

Stop papírovým oběžníkům!

Když jsme to tak poslouchali, nezávisle na sobě jsme se shodli, že i školy potřebují zapracovat na digitalizaci interních procesů. Přeci není možné, aby datová zpráva končila v tiskárně jenom proto, že paní hospodářka nemá možnost ji elektronicky přiřadit konkrétnímu zaměstnanci a jedním klikem poslat tam, kam by jinak musela jít s vytištěným papírem a riskovat tak únik citlivých osobních dat. Elektronické třídní knihy není nutné na konci roku tisknout a archivovat fyzicky v papírové podobě, když existují sofistikované elektronické archivační nástroje. Papírovým oběžníkům a dotazníkům zkrátka musí odzvonit, nežijeme v socialismu.

Stále více nám z toho vyprávění vycházelo, že nejen firmy a úřady, ale i školy by upotřebily nástroj Sofa pro komplexní bezpapírovou kancelář. Tedy nejen pro elektronický oběh dokumentů, ale i možnost jejich bezpapírové archivace, včetně vybraných e-mailových účtů a datových zpráv, tvorbu a ověření nových dokumentů, které už potom nebude třeba nikdy tisknout. Ano, vysvědčení by asi děti neměly dostávat e-mailem, ale jinak by se dalo s mírou „zapapírování“ našich škol něco dělat. Nebo jsme příliš velcí optimisté?

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů