Digitální workflow a jak s ním nakládat

3 minuty čtení

Stejně jako v reálném životě, existují i v případě digitálního workflow určité úrovně dospělosti. Pokud se jedná o malé batole, naše digitální workflow bude dělat jen to, co považuje za naprosto nezbytné a navíc zcela nahodilé. Dospělé a zkušené workflow bude zpracovávat podklady tak, jak je třeba s naprostou samozřejmostí a obrovskou přidanou hodnotou. Úroveň zralosti automatizace pracovních toků a dokumentů je tak rozdělena mezi typy pracovních postupů.

Co může digitální workflow přinést?

Výzkumy ukazují, že pracovní postupy v oblasti podnikání jsou v rané fázi automatizace a přecházejí z manuálního do základního stupně zralosti. Tyto pracovní postupy bývají zpravidla plánování podnikových zdrojů, řízení vztahů se zákazníky a aplikace pro placení účtů. Ty se začínají integrovat se zákaznicky orientovanými aplikacemi, jako jsou aplikace pro retenci klientů, získávání a adaptace nových klientů a další aplikace.

Abychom mohli nastínit, co je třeba vyvíjet, musíme nejprve vědět, jaké jsou vlastnosti každé etapy. Od nejméně zralé a efektivní fáze ad hoc až po nejzralejší a nejúčinnější optimalizovanou fázi.

Iniciativy v oblasti digitální transformace pobízejí organizace ke změně způsobu, jakým přistupují, přemýšlejí a řídí kritické pracovní postupy a obsahově orientované pracovní postupy. Musí tak vyhodnotit zásady, postupy a technologie, aby bylo možné optimalizovat procesy, zajistit bezpečnost a shodu a přinášely tak firmě co největší hodnotu.
Standardní postupy nasazení digitálního workflow obsahují následující fáze:

Ad-hoc fáze

Není vhodné vynakládat nijak velký čas a úsilí. Dříve, než začnete, definujte reálně měřitelné body.
Očekávejte, že bude třeba financovat zkušební projekty, které v danou chvíli nevytvářejí žádný zásadní plošný přínos.
Vyhledejte řešení pracovního postupu, která jsou samostatná.
Poptejte své dodavatele, popř. firmy se zkušeností s procesním řízením, zda dokáží proces papírový nahradit procesem digitálním.
Spusťte zkušební provoz, nebo proof-of-concept za použití současných nástrojů, nebo jednodušších procesních workflow nástrojů – cílem je ověřit záměr za co nejnižších nákladů.

Oportunistická

Podívejte se na dodržování předpisů, omezení a bezpečnostních norem pro pracovní postupy.
Zaveďte projekt automatizace pracovních postupů v rámci jedné konkrétní sekce.
Vysvětlujte a objasňujte důležitost celého procesu – odměnou nebudou naštvaní zaměstnanci, kterým „přiděláváte“ práci.
Vzdělávejte zejména IT pracovníky o výhodách a důležitosti automatizace.

Opakovatelná

Vytvořte transparentní pracovní postupy mezi IT a zbytkem organizace, zejméno potom back-office.
Povzbuzujte zaměstnance k přímému vstupu do procesů workflow.
Vytvořte strategii automatizace pracovních postupů na úrovni oddělení.

Řízená

Vypracujte a zveřejněte pokyny pro správu digitálního pracovního postupu.
Pokračujte v rozšiřování automatizace pracovních postupů napříč odděleními.

Optimalizovaná

Najděte si správného dodavatele pro realizaci a pro technickou podporu budoucí pokročilé automatizace.
Zaveďte kulturu inovací napříč všemi aspekty organizace.
Pravidelně zajišťujte školení zaměstnanců.
Nezapomínejte, že toto je teprve začátek, pracovní postupy, technologie atd. se neustále posouvají dopředu a je tedy nutné celý proces po nějakém čase revidovat a případně upravit, jen tak zůstanete v optimalizovaném stavu.

Ačkoliv se na první pohled může důsledně zpracované digitální workflow jako spousta práce, je třeba si uvědomit, že pověstné ovoce, které automatizované digitální procesy přinesou, dokáže také masivně uspořit čas (zaměstnanců) i další firemní zdroje. Proto se organizacím s větším množstvím administrativních pracovníků zpravidla vyplatí tento procesní krok učinit včas.

Také chci mít přehled