Co znamená procesní řízení pro firmy

4 minuty čtení

procesní řízení pro firmy.jpg

Firmy a korporace | Procesy | Workflow

Pojďme se hned na začátku tohoto blogového příspěvku shodnout, že procesy jsou ve firmách důležité. Těžko rozporovat fakt, že způsob, jakým firma zpracovává úkoly (ať už ty klientské, nebo administrativní), by měl být unifikovaný, jasně definovaný a hlavně předvídatelný. Kdyby firmy každý den „vymýšlely kolo“ a pokoušely se vše neustále dělat jinak, nehnou se z místa a pohltí je chaos. Procesy jsou zkrátka klíčovým aktivem firem, který často rozhoduje o jejich úspěchu.

Jedna věc však dává procesnímu řízení ještě větší důležitost, a sice že dobře nastavené procesy zvyšují hodnotu firem. Když do podniku kapitálově vstupuje investor, často se soustředí právě na to, jak vysokou úroveň má firma v procesním řízení.

Je to logické. Pokud má firma dobře nastavené procesy, o to méně každodenního vedení potřebuje. A o to víc se zaměstnanci umějí chovat samostatně, a tudíž nevyžadují každodenní pozornost majitele. Takové aktivum má pak cenu zlata.

Proces jako mantra jakékoliv organizace

Dobře nastavené procesní řízení je tedy klíčem k obchodnímu úspěchu, ale co to přesně znamená, „procesně řídit“? Už jen z názvu této disciplíny vyplývá, že se jedná o průběžný (nikdy nekončící) proces, který je třeba neustále vyhodnocovat a zdokonalovat. Je přirozené, že veškeré procesní řízení začíná popisem procesů a jejich zakotvením do organizace v podobě nařízení, vnitřních předpisů apod. To je však celé jen pouhým začátkem.

K čemu jsou totiž procesy, když je nikdo nedodržuje nebo když jsou tak složité, že je prakticky dodržovat nelze? Přesně tak, k ničemu. Dobré procesní řízení vyžaduje, aby procesy byly srozumitelné a aby je každý zaměstnanec znal, rozuměl jim a měl možnost se jimi řídit. Toho nelze dosáhnout jinak než individuálním školením a prakticky neustálou kontrolou jejich dodržování. Teprve v momentě, kdy se firma podle procesů chová, aniž by kdokoliv nahlížel do procesní mapy, můžeme hovořit o tom, že je firma dobře procesně řízena. Proces se tak stává součástí jejího DNA, a tím pádem přirozenou součástí každodenního plnění úkolů.

Procesy v době digitalizace nesmí zůstat na papíře

My v Software602 se staráme o to, aby procesy mohly být pokud možno co nejvíc automatizované, a tím pádem digitální. Když firemní procesy fungují, umíme je díky našim řešením posunout ještě o stupeň výš. Vše maximálně zjednodušíme a necháme stroje, aby většinu opakovaných činností (převážně souvisejících s koloběhem dokumentů a informací) řídily automaticky, a tudíž bez možnosti lidské chyby.

Konzultanti ze Software602 řeší plánování a mapování procesů u našich klientů hned od začátku. Na rozdíl od interních zaměstnanců jsme mapovali procesy již mnohokrát a máme zkušenosti s tím, co procesní mapa snese a co lze reálně implementovat do praxe. Navíc „pohled zvenku“ dává našim konzultantům potřebný odstup a nadhled, a mohou tak navrhnout i lepší či inovativnější postupy.

Na stranu druhou máme technologický vhled do implementace procesního řízení do automatických digitálních systémů na správu dokumentů a jejich archivaci. My implementujeme řešení, které jsme sami vyvinuli, tudíž máme velmi jasnou představu o tom, co je technologicky možné rychle realizovat - a které požadavky by naopak vyžadovaly nemalé prostředky na vývoj. Ve výsledku je pak naše doporučení efektivní.

Nástroj k dalšímu růstu, bez kterého se neobejdete

Procesní řízení ve firmách je užitečná věc. To jsme si již řekli. Možná čtete tento text, abyste se mohli rozhodnout, zda má smysl se procesům věnovat, nebo ne. Vězte, že bez ohledu na obchodní a provozní argumenty existuje ještě jeden měkký (soft) argument, proč procesům věnovat čas.

Samotným mapováním firemních zvyklostí a diskusí nad tím, jestli děláte skutečně všechno efektivně, chtě nechtě poznáte něco sami o sobě. V průběhu diskusí totiž vytáhnete na světlo kostlivce ze skříní, kteří tam už mnoho let dřepí. Budete nuceni otevřít témata, do nichž se nikomu dlouho nechtělo, ale která jsou často onou žábou na prameni, která brání dalšímu růstu firmy. Taková rozprava je zdravá, i když často bolí. Procesní řízení z vás zkrátka udělá lepší a sebevědomější organizaci, která je v konečném důsledku plná spokojených zaměstnanců.