Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Digitalizace, Archivace, Spisová služba
5 minut čtení

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Určitě se shodneme na tom, že prakticky všechny dokumenty dnes vznikají digitálně. A digitální verze zůstávají i poté, co se třeba vytisknou a nechají podepsat v papírové podobě. Jenže každý digitální dokument může mít několik verzí podle toho, jak v něm různí lidé dělali změny. Jak získat přehled, kdo provedl tu kterou úpravu a kdy? A na čí popud? To už nelze uhlídat v e-mailové korespondenci, CRM nebo spisové službě. A prohledávat složky na služebním notebooku? Upřímně, tolik času asi nikdo z nás nemá. Přitom právě přehled, kdo, kdy a proč provedl změny v určitém dokumentu může být naprosto klíčová informace.

Centrální úložiště s fulltextovým vyhledáváním

Představte si, že si váš obchodní partner vyžádá změnu v dodávce zboží. Nebo dokonce speciální úpravy produktů „na míru“, jenže později se k tomuto požadavku nemá a odmítne za něj zaplatit. Jak dokážete, že změna nastala na základě jeho výslovné žádosti? Možná máte někde schovaný jeho e-mail. Ale je to už pár týdnů, ne-li měsíců a možná si schránku promazáváte, protože jinak je neustále plná. Máte změnu objednávky v písemné formě? A ve kterém šanonu nebo hoře papíru v kanceláři ji budete hledat? Nebo je snad zanesená někde ve spisové službě? Hledání takového dokumentu může být k zbláznění.

Anebo taky nemusí. Představte si, že jednoduše zadáte klíčové slovo, které se vyskytuje v onom dokumentu, do vyhledávacího políčka a požadovaná smlouva nebo e-mail vám okamžitě vyskočí na displeji vašeho zařízení. Přesně tak funguje  DocsMaster. Jinými slovy centrální úložiště všech důležitých firemních dat, ať už jde o smlouvy, zápisy ze schůzek, rozpočty v Excelu, datové zprávy, PDF i multimédia. To vše je dostupné na jednom místě, vzdáleně odkudkoli a dostanete se k tomu na pár kliknutí. Bezpečně, podle pravidel evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Jednoduchá správa i revize uživatelských účtů

Jak to funguje? DocsMaster napojíme na naše interní systémy a poté ho můžete hned začít používat. Záleží na vás, co všechno do něj bude „padat“ – zda i zprávy z datové schránky, abyste si nemuseli platit datový trezor, e-maily z konkrétních účtů a dokumenty ze spisové služby. Dokument se při vstupu do archivu ověří podle všech pravidel a ověřitelný zůstane i do budoucna, třeba i po desítkách let. Nemusíte řešit otázku čitelnosti, což je třeba u papírových dokumentů velký problém. Archiv není zneužitelný. Sám zaznamenává, kdo a kdy si daný dokument zobrazil, změnil jeho metadata apod. Archiv zamezí změnám finálního dokumentu. Všechny dokumenty procházejí pravidelnou kontrolou a jsou vždy zabezpečeny novým časovým razítkem.

Administrátor má přehled o právech všech zaměstnanců s oprávněním přistupovat do archivu a může je kdykoli měnit podle potřeby. Je-li to nutné, přidá nebo zneplatní jakýkoli účet na pár kliknutí. DocsMaster vám pomůže i při případné kontrole. Ta si může snadno ověřit, že je dokument v pořádku, a to i při jeho vytažení z archivu. Umí tohle váš současný firemní archiv? Nebo stále spoléháte na několik různých způsobů archivace, včetně pověstných šanonů?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze