Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Digitalizace, Archivace, Spisová služba
18. ledna 2021, 5 minut čtení

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Určitě se shodneme na tom, že prakticky všechny dokumenty dnes vznikají digitálně. A digitální verze zůstávají i poté, co se třeba vytisknou a nechají podepsat v papírové podobě. Jenže každý digitální dokument může mít několik verzí podle toho, jak v něm různí lidé dělali změny. Jak získat přehled, kdo provedl tu kterou úpravu a kdy? A na čí popud? To už nelze uhlídat v e-mailové korespondenci, CRM nebo spisové službě. A prohledávat složky na služebním notebooku? Upřímně, tolik času asi nikdo z nás nemá. Přitom právě přehled, kdo, kdy a proč provedl změny v určitém dokumentu může být naprosto klíčová informace.

Centrální úložiště s fulltextovým vyhledáváním

Představte si, že si váš obchodní partner vyžádá změnu v dodávce zboží. Nebo dokonce speciální úpravy produktů „na míru“, jenže později se k tomuto požadavku nemá a odmítne za něj zaplatit. Jak dokážete, že změna nastala na základě jeho výslovné žádosti? Možná máte někde schovaný jeho e-mail. Ale je to už pár týdnů, ne-li měsíců a možná si schránku promazáváte, protože jinak je neustále plná. Máte změnu objednávky v písemné formě? A ve kterém šanonu nebo hoře papíru v kanceláři ji budete hledat? Nebo je snad zanesená někde ve spisové službě? Hledání takového dokumentu může být k zbláznění.

Anebo taky nemusí. Představte si, že jednoduše zadáte klíčové slovo, které se vyskytuje v onom dokumentu, do vyhledávacího políčka a požadovaná smlouva nebo e-mail vám okamžitě vyskočí na displeji vašeho zařízení. Přesně tak funguje  DocsMaster. Jinými slovy centrální úložiště všech důležitých firemních dat, ať už jde o smlouvy, zápisy ze schůzek, rozpočty v Excelu, datové zprávy, PDF i multimédia. To vše je dostupné na jednom místě, vzdáleně odkudkoli a dostanete se k tomu na pár kliknutí. Bezpečně, podle pravidel evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Jednoduchá správa i revize uživatelských účtů

Jak to funguje? DocsMaster napojíme na naše interní systémy a poté ho můžete hned začít používat. Záleží na vás, co všechno do něj bude „padat“ – zda i zprávy z datové schránky, abyste si nemuseli platit datový trezor, e-maily z konkrétních účtů a dokumenty ze spisové služby. Dokument se při vstupu do archivu ověří podle všech pravidel a ověřitelný zůstane i do budoucna, třeba i po desítkách let. Nemusíte řešit otázku čitelnosti, což je třeba u papírových dokumentů velký problém. Archiv není zneužitelný. Sám zaznamenává, kdo a kdy si daný dokument zobrazil, změnil jeho metadata apod. Archiv zamezí změnám finálního dokumentu. Všechny dokumenty procházejí pravidelnou kontrolou a jsou vždy zabezpečeny novým časovým razítkem.

Administrátor má přehled o právech všech zaměstnanců s oprávněním přistupovat do archivu a může je kdykoli měnit podle potřeby. Je-li to nutné, přidá nebo zneplatní jakýkoli účet na pár kliknutí. DocsMaster vám pomůže i při případné kontrole. Ta si může snadno ověřit, že je dokument v pořádku, a to i při jeho vytažení z archivu. Umí tohle váš současný firemní archiv? Nebo stále spoléháte na několik různých způsobů archivace, včetně pověstných šanonů?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.