Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Digitalizace, Archivace, Spisová služba
5 minut čtení

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Určitě se shodneme na tom, že prakticky všechny dokumenty dnes vznikají digitálně. A digitální verze zůstávají i poté, co se třeba vytisknou a nechají podepsat v papírové podobě. Jenže každý digitální dokument může mít několik verzí podle toho, jak v něm různí lidé dělali změny. Jak získat přehled, kdo provedl tu kterou úpravu a kdy? A na čí popud? To už nelze uhlídat v e-mailové korespondenci, CRM nebo spisové službě. A prohledávat složky na služebním notebooku? Upřímně, tolik času asi nikdo z nás nemá. Přitom právě přehled, kdo, kdy a proč provedl změny v určitém dokumentu může být naprosto klíčová informace.

Centrální úložiště s fulltextovým vyhledáváním

Představte si, že si váš obchodní partner vyžádá změnu v dodávce zboží. Nebo dokonce speciální úpravy produktů „na míru“, jenže později se k tomuto požadavku nemá a odmítne za něj zaplatit. Jak dokážete, že změna nastala na základě jeho výslovné žádosti? Možná máte někde schovaný jeho e-mail. Ale je to už pár týdnů, ne-li měsíců a možná si schránku promazáváte, protože jinak je neustále plná. Máte změnu objednávky v písemné formě? A ve kterém šanonu nebo hoře papíru v kanceláři ji budete hledat? Nebo je snad zanesená někde ve spisové službě? Hledání takového dokumentu může být k zbláznění.

Anebo taky nemusí. Představte si, že jednoduše zadáte klíčové slovo, které se vyskytuje v onom dokumentu, do vyhledávacího políčka a požadovaná smlouva nebo e-mail vám okamžitě vyskočí na displeji vašeho zařízení. Přesně tak funguje  DocsMaster. Jinými slovy centrální úložiště všech důležitých firemních dat, ať už jde o smlouvy, zápisy ze schůzek, rozpočty v Excelu, datové zprávy, PDF i multimédia. To vše je dostupné na jednom místě, vzdáleně odkudkoli a dostanete se k tomu na pár kliknutí. Bezpečně, podle pravidel evropského nařízení eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.

Jednoduchá správa i revize uživatelských účtů

Jak to funguje? DocsMaster napojíme na naše interní systémy a poté ho můžete hned začít používat. Záleží na vás, co všechno do něj bude „padat“ – zda i zprávy z datové schránky, abyste si nemuseli platit datový trezor, e-maily z konkrétních účtů a dokumenty ze spisové služby. Dokument se při vstupu do archivu ověří podle všech pravidel a ověřitelný zůstane i do budoucna, třeba i po desítkách let. Nemusíte řešit otázku čitelnosti, což je třeba u papírových dokumentů velký problém. Archiv není zneužitelný. Sám zaznamenává, kdo a kdy si daný dokument zobrazil, změnil jeho metadata apod. Archiv zamezí změnám finálního dokumentu. Všechny dokumenty procházejí pravidelnou kontrolou a jsou vždy zabezpečeny novým časovým razítkem.

Administrátor má přehled o právech všech zaměstnanců s oprávněním přistupovat do archivu a může je kdykoli měnit podle potřeby. Je-li to nutné, přidá nebo zneplatní jakýkoli účet na pár kliknutí. DocsMaster vám pomůže i při případné kontrole. Ta si může snadno ověřit, že je dokument v pořádku, a to i při jeho vytažení z archivu. Umí tohle váš současný firemní archiv? Nebo stále spoléháte na několik různých způsobů archivace, včetně pověstných šanonů?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.