Co přinášejí portály a chytré dynamické formuláře

Workflow, Formuláře, Portály
4 minuty čtení

Světem hýbe automatizace, tím digitálním ještě víc. I proto se organizace často předhánějí v tom, jak co nejefektivněji komunikovat s uživateli, klienty nebo občany. S tím je spojené i co největší využití dostupných dat. Pokud bychom třeba měli shromáždit od občanů žádosti o dotace, je jasné, že efektivnější je dělat to online, bez nutnosti osobní návštěvy daného úřadu. Ještě lepší možnost je “nasadit” na formulářovou žádost promyšlený a ideálně automatizovaný nástroj, který žádosti příslušně roztřídí, předzpracuje a předá k dalšímu vyřízení správnému odboru.

Co když jsem soukromá firma?

Podobný systém pochopitelně může fungovat nejen ve státní správě. Výrazně usnadnit život může i v soukromé sféře. Jedním ze systémů, jež něco takového umožňují, je Sofa od Software602. Sofa dokáže zjednodušit podání všech možných dokumentů, žádanek i potvrzení a jako přidaný bonus zbavuje uživatele nutnosti vše složitě tisknout a ukládat. Tím je vhodná jako nástroj pro běžné firmy, ale i státní orgány a úřady. Reálně dokáže totiž zjednodušit práci s dokumenty všude tam, kde dochází k vyplňování formulářů a jakýmkoliv podáním s nimi spojeným.

Jak jde takový nástroj využít?

Možností využití dobře zpracovaných portálů a chytrých formulářů je mnoho. Jednou z nejčastěji využívaných funkcionalit je schvalování faktur a drobných výdajů. Zde je možné díky chytré implementaci postavit formulář a následné firemní workflow tak, aby šlo žádost jednoduše podat i schválit. Reálně tak prostřednictvím snadného formuláře může zaměstnanec podat žádost, která se jinak často musí tisknout, online. Ta pak automaticky odejde příslušnému nadřízenému, jenž může během pár kliknutí vše schválit či zamítnout. Veškerý postup je navíc díky digitální stopě dohledatelný a ověřitelný i zpětně.

Podobným způsobem je pochopitelně možné řešit i jiné žádosti, hlášení nebo zpracování dokumentů. Mezi ně patří například nákupní požadavky, požadavky na servis, cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest, schvalování žádostí o dovolenou, schvalování, evidence smluv a dokumentů, případně faktur a objednávek.

Jak tedy na to?

Princip, jakým si může vaše organizace díky portálům a chytrým dynamickým formulářům zjednodušit fungování, je pro uživatele jednoduchý. Při pořízení řešení v cloudu, jakým je například Sofa od Software602, je ve firmě definované a následně v systému implementované příslušné workflow. Tedy pomyslná cesta dokumentu a na ni navazující aktivity. Těchto postupů je možné definovat hned několik, dle organizační struktury. Následně si již příslušný zaměstnanec firmy může bez jakékoliv znalosti programování nasadit potřebný proces, kamkoliv uzná za vhodné. Pozitivní je i fakt, že formuláře nejsou následně omezené zařízením, na němž je možné je využívat. Reálně tak uživatel dojde stejného výsledku z chytrého mobilního telefonu i stolního počítače.

Možností, jak využít Sofu, je je pochopitelně mnoho. Bez nadsázky se dá říct, že jediným omezením je představivost uživatele. Jedno řešení pokryje celou škálu činností - od vyřízení jednoduchých žádosti po zpracování faktur, ale i příjem a předávání zpráv z datové schránky. To vše je součástí digitálních možností. Stačí se na začátku pořádně zamyslet - a pak už nechat stroje pracovat za vás.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze