Co přinášejí portály a chytré dynamické formuláře

Workflow, Formuláře, Portály
17. května 2019, 5 minut čtení

Světem hýbe automatizace, tím digitálním ještě víc. I proto se organizace často předhánějí v tom, jak co nejefektivněji komunikovat s uživateli, klienty nebo občany. S tím je spojené i co největší využití dostupných dat. Pokud bychom třeba měli shromáždit od občanů žádosti o dotace, je jasné, že efektivnější je dělat to online, bez nutnosti osobní návštěvy daného úřadu. Ještě lepší možnost je “nasadit” na formulářovou žádost promyšlený a ideálně automatizovaný nástroj, který žádosti příslušně roztřídí, předzpracuje a předá k dalšímu vyřízení správnému odboru.

Co když jsem soukromá firma?

Podobný systém pochopitelně může fungovat nejen ve státní správě. Výrazně usnadnit život může i v soukromé sféře. Jedním ze systémů, jež něco takového umožňují, je Sofa od Software602. Sofa dokáže zjednodušit podání všech možných dokumentů, žádanek i potvrzení a jako přidaný bonus zbavuje uživatele nutnosti vše složitě tisknout a ukládat. Tím je vhodná jako nástroj pro běžné firmy, ale i státní orgány a úřady. Reálně dokáže totiž zjednodušit práci s dokumenty všude tam, kde dochází k vyplňování formulářů a jakýmkoliv podáním s nimi spojeným.

Jak jde takový nástroj využít?

Možností využití dobře zpracovaných portálů a chytrých formulářů je mnoho. Jednou z nejčastěji využívaných funkcionalit je schvalování faktur a drobných výdajů. Zde je možné díky chytré implementaci postavit formulář a následné firemní workflow tak, aby šlo žádost jednoduše podat i schválit. Reálně tak prostřednictvím snadného formuláře může zaměstnanec podat žádost, která se jinak často musí tisknout, online. Ta pak automaticky odejde příslušnému nadřízenému, jenž může během pár kliknutí vše schválit či zamítnout. Veškerý postup je navíc díky digitální stopě dohledatelný a ověřitelný i zpětně.

Podobným způsobem je pochopitelně možné řešit i jiné žádosti, hlášení nebo zpracování dokumentů. Mezi ně patří například nákupní požadavky, požadavky na servis, cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest, schvalování žádostí o dovolenou, schvalování, evidence smluv a dokumentů, případně faktur a objednávek.

Jak tedy na to?

Princip, jakým si může vaše organizace díky portálům a chytrým dynamickým formulářům zjednodušit fungování, je pro uživatele jednoduchý. Při pořízení řešení v cloudu, jakým je například Sofa od Software602, je ve firmě definované a následně v systému implementované příslušné workflow. Tedy pomyslná cesta dokumentu a na ni navazující aktivity. Těchto postupů je možné definovat hned několik, dle organizační struktury. Následně si již příslušný zaměstnanec firmy může bez jakékoliv znalosti programování nasadit potřebný proces, kamkoliv uzná za vhodné. Pozitivní je i fakt, že formuláře nejsou následně omezené zařízením, na němž je možné je využívat. Reálně tak uživatel dojde stejného výsledku z chytrého mobilního telefonu i stolního počítače.

Možností, jak využít Sofu, je je pochopitelně mnoho. Bez nadsázky se dá říct, že jediným omezením je představivost uživatele. Jedno řešení pokryje celou škálu činností - od vyřízení jednoduchých žádosti po zpracování faktur, ale i příjem a předávání zpráv z datové schránky. To vše je součástí digitálních možností. Stačí se na začátku pořádně zamyslet - a pak už nechat stroje pracovat za vás.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.