Chytré formuláře: úřady už to umí, firmy to začínají kopírovat

5 minut čtení

shutterstock_632426351.jpg

Chytré formuláře | Firmy a korporace | Úřady

Chytré formuláře jsou základním nástrojem obsahové automatizace. Fungují na principu: jednou zadejte text - a zbytek ať se tvoří sám. To je princip, který značně spoří čas, snižuje chybovost a zdokonaluje pořádek ve firmě. Tuto funkci již léta používají státní instituce - a firmy se od nich mají co učit.

V minulém díle našeho blogu jsme vám vysvětlovali rozdíl mezi spisovou službou (jak je definovaná zákonem) a systémem na správu dokumentů, který tu úřední spisovou službu nahrazuje ve firmách. Dnes se podobnou optikou podíváme na chytré formuláře. Na rozdíl od spisové služeb nemají úřady využití chytrých formulářů stanoveno zákonem. Dělají to, jelikož je to chytré a efektivní. Co tedy brání firmám, aby se chovaly stejně?

Jak fungují chytré formuláře

Na první pohled uživatel nepozná rozdíl mezi běžným a chytrým formulářem. Liší se však v procesech, které následují poté, co uživatel formulář vyplní a odešle. Teprve v ten moment začne být formulář chytrý, neboť si jednotlivá políčka ve formuláři „rozdělí na kostičky“ a ty následně znovu poskládá do vícero celků a rozešle příjemcům. Funguje to podobně jako stavebnice lego - ze stejných kostiček lze postavit různé objekty.

Jak to funguje v praxi?

Když například podáváte daňové přiznání přes daňový portál podejto.cz, jeho odesláním nastartujete celý proces automatických úkonů. Ve chvíli, kdy vyplníte daňové přiznání v elektronické formě, formulář putuje k vašemu správci daně, do databáze celkových statistik výběru daně. V účetním systému vznikne pohledávka na vaši daňovou povinnost s příslušným variabilním symbolem a tak dále. A to vše se odehraje v jediný moment. Finanční správa už se pak nemusí zabývat tím, že text (políčka) bude někde přepisovat, nebo se obávat, že na nějakou evidenci zapomene.

Úřady těchto chytrých formulářů využívají na mnoha místech, a to jak pro účely interní, tak pro účely komunikace s občanem. Zde je pár forem využití:

  • povinná hlášení
  • žádosti o dotace
  • plánování schůzí zastupitelstva
  • žádosti o dovolenou
  • cestovní příkazy

Kouzelný efekt chytrých formulářů

Chytré formuláře mají ještě jednu klíčovou vlastnost, a to opravy. V momentě, kdy se nějaký údaj na chytrém formuláři zpětně změní nebo upraví, se automaticky ihned změní ve všech formách, které formulář vygeneroval. Tím zajistíte, že jsou informace vždy jednotné a aktuální, a to všude. Takže když dnes nahlásíte změnu trvalého bydliště na obecním úřadě, už nemusíte tuto změnu hlásit na úřadech ostatních. To vše právě díky chytrým formulářům. 

Firmy si to chtějí dělat samy, ale…

Nevyužívat plný potenciál chytrých formulářů je škoda, mimo jiné proto, že vytvořit si formulář vlastní není velká výhra. Ano, vytvořit si formulář například v MS Forms nebo Google Forms je jednoduché a levné. Sestavit hlasovací dotazník, kam má jet firma na teambuilding, a poslat ho mezi zaměstnance je skutečně velmi snadné, a tak si i u dalších využití formulářů mohou firmy říkat, proč by vlastně měly za ty chytré utrácet.

Ovšem je to právě ten proces (chcete-li flow), který po vyplnění formuláře následuje, který je složitý a technicky náročný. Přesně zmapovat proces, co se s chytrým formulářem děje po jeho vyplnění, převedení tohoto procesu do kódu a implementace takového systému na stávající SW a HW infrastrukturu je komplikované. Prakticky ve všech případech se musí dělat na míru zákazníkovi. Čistě „krabicová řešení“ pro chytré formuláře totiž zatím neexistují. Firmy, které rozhodnutí využít chytré formuláře učinily, už nechtějí jinak. Počáteční investice i náročný proces nasazení se jim mnohonásobně vyplatil. Často se tak stává, že tam, kde chytré formuláře jednou implementujeme, se po čase vracíme, abychom vytvořili další. A to již jde daleko rychleji, neboť páteř systému už je v ten moment funkční.

Možnosti jsou omezené jen vaší fantazií

Princip chytrých formulářů je stále stejný: jednou zadáte a zbytek se tvoří sám. To využívají úřady pro svou limitovanou agendu, ale firmy mohou jít daleko dál. Chytré formuláře se značně uplatňují pro zlepšení kontaktu se zákazníkem, pro automatickou tvorbu podpůrných materiálů, jakož i celou agendu e-shopů. Uvádíme pár příkladů:

  • zákaznické smlouvy
  • produktové manuály
  • vícejazyčné materiály
  • support a zákaznická linka
  • hlášení pojistných událostí
  • reklamace

Ten seznam by mohl být skutečně dlouhý a není vůbec omezen pouze na text. Chytré formuláře dnes umějí pracovat i s obrazem či videem. Je čistě jen na firmě, aby hledala místa, kde nasazení chytrých formulářů dává smysl.

V poslední době často slyšíme o průmyslu 4.0 a robotizaci. Chytré formuláře do tohoto procesu naprosto zapadají a jsou to jakási „robotická ramena“ v administrativě. Vše nasvědčuje tomu, že jich v budoucnu bude víc a budou ještě chytřejší. O tom, jak do chytrých formulářů začíná vstupovat i sémantika, umělá inteligence a deep learning, si povíme v některém z dalších pokračování našeho blogu. 

Chci vlastní chytrý formulář