10 největších kancelářských "vopruzů". Dejte jim sbohem!

8 minut čtení

The Office

Chytré formuláře | Elektronické podpisy | Procesy | Spisová služba

Co vás nejvíc otravuje a zdržuje od smysluplnější práce? A jak by se daly tyto neoblíbené činnosti dělat lépe, rychleji a efektivněji?

Určitě jste si nejednou povzdechli nad tím, kolik času denně strávíte tříděním a vyřizováním pošty, fakturacemi a sháněním podpisů kompetentních manažerů. Vrší se vám na stole nekonečné kupy papírů a odvádějí vás od další práce? Možná je nejvyšší čas s tím něco dělat. Podívali jsme se na deset nejotravnějších aktivit v kancelářích firem a úřadů a nabízíme vám řešení, které ušetří čas, energii i peníze. Třeba se vám zalíbí a vyzkoušíte je také.

1. Pošta

I když se už většina komunikace mezi firmami a úřady přesunula na internet, stále existuje mnoho případů, kdy se ještě spoléháme na klasické doporučené dopisy nebo zásilky určené do rukou adresáta. Pokud takové zásilky posíláte, znamená to pro vás každodenní martýrium cesty na poštu a čekání, kdy na vás přijde řada u okýnka. To vše by vám odpadlo, kdybyste přešli na komunikaci prostřednictvím datových schránek a využívali kvalifikované elektronické podpisy a pečetě s časovými razítky. Veškerou poštu byste tak mohli vyřizovat od stolu v počítači, notebooku, tabletu nebo dokonce chytrém telefonu, včetně schvalování a podpisů smluv a dalších dokumentů.

2. Fakturace

Vrší se vám na stole faktury? Ztrácíte přehled nad šanony, nemůžete dohnat konkrétního manažera, který má schválit proplacení faktury? Tak to vás upřímně litujeme. Moderní firma nebo úřad takové problémy už dávno neřeší. Veškeré faktury si totiž vedou elektronicky, a pokud jim náhodou nějaká dorazí v papírové formě, ihned ji převedou do digitální podoby a dále s ní pracují elektronicky. Odpovědný manažer je tak může schválit a podepsat, i když je třeba na služební cestě nebo na dovolené na druhé straně zeměkoule. A to nezmiňujeme jednodušší třídění, archivaci a skartaci takových faktur! Ostatně, vyzkoušejte sami.

3. Spisová služba – evidujte své dokumenty včetně jejich životního cyklu

E-maily, datové zprávy, pošta, a navíc interní dokumenty, směrnice, objednávky, faktury? Jak to jednoduše vyřešit, aby se nic neztratilo, a hlavně rychle našlo po celý životní cyklus elektronických dokumentů a spisů, včetně jejich archivace a skartace? Bez elektronického řešení to je práce pro jednoho, ale spíše více lidí na plný úvazek. Chcete takto plýtvat lidskými zdroji, které byste mohli využít jinak a lépe? Mějte přehlednou evidenci a správu dokumentů díky spisové službě a o vaše dokumenty se postará chytrý elektronický archiv. A i s tím, že příslušné dokumenty skartuje v správný čas.

4. Sběr dat a formuláře

Přivádí vás k šílenství lidé, kteří přináší na váš úřad/do firmy špatně vyplněné formuláře? Musíte s nimi procházet jednotlivé kolonky a radit jim, co opravit? Co kdybyste vyměnili papírové formuláře za jejich chytrou elektronickou verzi a data sbírali digitálně? Odpadnou vám hodiny strávené opravováním chyb někoho cizího, a ještě budete mít data rovnou v elektronické podobě, aniž byste je museli zdlouhavě přepisovat z předtištěných formulářů. Je to vlastně jako elektronické bankovnictví – a ruku na srdce, kdy jste naposledy byli kvůli jednoduché transakci přímo v bance?

5. Pracovní cesty

Cestují vaši zaměstnanci často mimo kancelář nebo město, kde sídlíte? Potom si jistě „užíváte“ horké chvilky při schvalování cestovních příkazů. Odpovědní nadřízení nemusejí být zrovna po ruce a nikdo jiný „cesťák“ podepsat nemůže. Co kdyby ale onomu manažerovi přišla žádost ke schválení cesty elektronicky a on ji mohl na dálku prostřednictvím svého telefonu nejen přečíst, ale rovnou i schválit a podepsat? Takové řešení je k nezaplacení a firmy nebo úřady, které ho jednou vyzkoušejí, už nechtějí „cesťáky“ řešit jinak.

6. Dovolenky – nepřítomnost na pracovišti

Podobný problém jako s cestovními příkazy se ve firmách a na úřadech řeší u dovolenek a ještě lépe formulářem nepřítomnosti na pracovišti, který pokrývá všechny zákoníkem práce definované nepřítomnosti, nicméně každý rozumí pojmu dovolenka. Písemné žádosti jsou zastaralé a opět vyžadují podpis přímého nadřízeného. Někdo je musí archivovat a přepisovat do elektronické podoby. A teď si představte, že by tyto žádanky byly elektronické už od samého začátku. Zaměstnanec by si podal elektronickou žádost, jeho nadřízenému by přišla notifikace, on by dovolenku schválil nebo zamítl, i když by se zrovna nemusel nacházet v kanceláři, a poté by vyřízená žádost putovala rovnou do centrální evidence dovolenek, takže všichni manažeři mají kdykoli přístup k informacím o tom, kolik zaměstnanců kdy bude ve firmě nebo úřadu. Není to skvělé?

7. Archivace dokumentů

Kolik prostoru vám zabírají šanony s dokumenty, zaměstnaneckou agendou, účetnictvím apod. určeným pro archivaci? Asi to nebude jedna polička ve skříni. Vyznáte se v nich? Jak dlouho vám trvá, než najdete potřebný dokument? A kolik lidí se musí o takový fyzický archiv starat? Kolik energií propálíte a tepla protopíte jenom na místnostech plných starého papíru a prachu? Elektronický archiv nezabírá skoro žádné místo a umožní vám uchovat všechny dokumenty dlouhodobě čitelné a ověřitelné. Navíc jsou dostupné odkudkoli a ověřitelné třeba i mimo archiv třetí stranou, a to v rámci celé Evropské unie. To už stojí za úvahu, ne?

8. Hledání a oběh dokumentů

Určitě jste se setkali se situací, kdy jste rychle potřebovali nějaký dokument a ten se vám jako na potvoru nedařilo najít. Nebo že by se náhodou ztratil? I malá nebo středně velká firma je zavalena množstvím dat v různé podobě a vyznat se v nich bez nějakého důmyslného systému, není možné. Proč ale vytvářet řešení s fyzickými dokumenty a archivy, když si můžete zajistit elektronický systém pro správu dokumentů (DMS) šitý přímo na míru vaší firmě? S DMS se snadnou evidencí dokumentů a metadat, včetně verzování a řízeným přístupem oprávnění uživatelů, se oběh dokumentů po firmě zjednoduší a nebývale zrychlí, ale hlavně se každý najde!

9. Podepisování dokumentů

Moderní podnikání vyžaduje být neustále v kontaktu s obchodními partnery a klienty. Schůzky, jednání, služební cesty… A do toho nutnost kontrolovat, schvalovat a podepisovat desítky dokumentů, smluv, faktur. Ne vždy si je můžete vytisknout, ručně podepsat a předat k dalšímu zpracování. Vzdálený elektronický podpis vám tento problém vyřeší jednou provždy. Nebuďte otroky své kanceláře, podepisujte firemní dokumenty kdekoli a kdykoli, třeba i prostřednictvím chytrého mobilního telefonu! Bez tokenů, čipových karet a jiného speciálního hardwaru.

10. Skartace

Blíží se termín skartace dokumentů ve vašem archivu? Jakým způsobem ji provádíte? Chystáte ohníčky na dvoře firmy nebo u vás několik dní jedou skartovačky? A existuje záznam o to, co, kdy a proč jste skartovali, měli jste k tomu zákonný důvod? Nezdá se vám, že to jsou zbytečně „propálené“ pracovní hodiny, které by se daly využít efektivněji? S dlouhodobým digitálním archivem nemusíte zákonnou skartaci řešit. Životnost dokumentu (skartační lhůtu) nastavíte při evidenci dokumentu a on se skartuje elektronicky a podle jasných pravidel.