Vzdělávání a školství

Z posledního požadavku vyplývá nutnost elektronizovat takovým způsobem, aby vznikaly důvěryhodné dokumenty s právní platností. Kdykoliv v budoucnu se může stát, že škola nebo univerzita bude o takový dokument požádána. Pokud nebude schopna vyhovět, hrozí „v nejlepším případě“ poškození reputace. Záznam ve studijním systému nemusí médiím a kontrolorům stačit.

„Během procesu jsou automaticky vytvářeny elektronické originály dokumentů, které poslouží kdykoliv v budoucnu jako dostatečný důkaz, že byly dodrženy veškeré předpisy a pravidla.“

Oblastí vhodných pro elektronizaci je celá řada:

• Hlavní studijní proces. Vedení záznamů o tom, že studium probíhá předepsaným způsobem.
• Záznamy o  tom, že práce byla odevzdána ve správném termínu, že zkouška skutečně proběhla, že dokument opravdu podepsali všichni členové komise, že jej skutečně podepsali v den konání zkoušky apod.
• Běžná agenda spojená se studiem, jako je přijímací řízení, zápisy, postup do vyššího ročníku, registrace ke zkouškám, žádosti o odklad apod.
• Proces přípravy na akreditaci dalšího studijního programu

Podpůrné procesy:

• Personální a mzdová administrativa, jako jsou pracovní smlouvy, dovolenky, cestovní náhrady potvrzení o studiu
• Nákup zboží a služeb
• Likvidace faktur
• Provozní formuláře
• Vytváření elektronických archivů

Pro elektronizaci v podání Software602 hovoří, mimo jiné, následující důvody:

• Podpora prokazatelného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu nebo certifikátu vydaném autoritou školy.
• Používání časového razítka, což umožňuje prokázat, že podpisy nebyly připojeny dodatečně.
• Vytvoření nezpochybnitelného dokumentu, který má platnost i mimo informační systém a může být zveřejněn na internetové stránce školy, poskytnut arbitrovi atd.
• Archivace ve formátu PDF/A, což zajišťuje čitelnost elektronického dokumentu kdykoliv v budoucnu.
• Řešení je stejně intuitivní jako papír. Časté změny uživatelů (například nástup nových studentů nebo učitelů) tedy nevytvářejí nutnost provádět stále nová školení.
• Snadná správa uživatelů, včetně automatizovaného vytváření nových „identit“ a rušení starých. To je umožněno spojením produktů Software602 s Novell Identity Manager.
• Možnost striktně nastavit povinné procesní kroky a získat tak jistotu, že nikdo neporušuje žádné významné pravidlo.

„Dnes bych stejný produkt vybral znovu… 602XML nám dává, co potřebujeme a nenarazili jsme na žádný významnější problém." Radim Chvála, IT manažer, Akademie múzických umění

…Ale ještě víc než konkrétních technických rysů si zákazníci cení našich zkušeností. V mnoha organizacích jsme pomáhali elektronizovat dokumenty a procesy tak, že to nejen ušetřilo tisíce člověkohodin administrativní práce, ale pomohlo splnit požadavky úřadů a auditorů podle nejrůznějších mezinárodních norem.

Lze to ukázat i na příkladech našich zákazníků ze sektoru vzdělávání, mezi nimiž jsou:

• Akademie múzických umění
• Česká školní inspekce
• Národní institut dalšího vzdělávání

« Zpět na souhrnný popis oblasti Veřejný sektor