Metodika Try&Improve

Implementace a významné změny informačních systémů jsou typicky vázány „projektovým trojimperativem“. To znamená, že dosažitelné výsledky jsou dány trojúhelníkem „čas potřebný k nasazení“, „náklady“, „rozsah/kvalita“.  Pokud chceme mít věci hotové rychleji a za méně peněz, bude to znamenat snížení kvality. Pokud chceme zvýšit kvalitu a snížit rozpočet, bude hotovo později. Metodika Try&Improve umožňuje toto dilema překonat a zlepšit všechny tři klíčové parametry zároveň.

Původně byla určena pro pokrývání jednoduchých procesů typu schvalování cestovních náhrad, ale ukázalo se, že je použitelná pro širokou škálu činností a procesů. Byla již úspěšně použita při více než 200 projektech ve všech sektorech trhu. Metodika Try&Improve je také vhodným nástrojem pro podniky, které chtějí mapovat a optimalizovat procesy vlastními silami, bez účasti externích konzultantů.

Skládá se z těchto kroků:

• Návrh inteligentního formuláře. Vychází se z již existujících tiskopisů nebo intuitivní definice procesu. V této fázi je sestaven nejen vlastní formulář s rubrikami a pravidly pro vyplňování, ale jsou řešeny také otázky jeho oběhu a vazby na další informační systémy (import dat z těchto systémů, příprava dat zadaných uživateli pro další zpracování).
• Ověřování v pilotním provozu a připomínkování vybranými uživateli. V této fázi nejde ani tak o ověření technické funkčnosti  ( i když případné chyby jsou pochopitelně taky odstraněny), ale zejména o ověření praktické použitelnosti formální definice procesu, o kontrolu, zda některé souběhy okolností nevyžadují jiná pravidla a také o zjišťování, zda by některé kroky nebylo možné provádět efektivněji nebo je přímo automatizovat.
• Úprava formuláře podle požadavků vznesených během předchozí fáze.
• Potom zpravidla stačí oznámit uživatelům, od kdy bude proces pokryt elektronicky a kde je možné  najít formulářovou aplikaci.

Následující rutinní provoz je možné v určitém smyslu pokládat za další ověřování. Uživatelé postupně dostávají nápady, jak proces dále usnadnit, takže po čase je možné provést další vylepšení formuláře.

Metodika Try&Improve poskytuje tyto výhody:

• Radikální urychlení projektu, a to i ve srovnání s tzv. zkrácenými metodikami.
• Eliminaci přechodného období, kdy se zaměstnanci teprve učí se systémem zacházet. To znamená zrychlenou návratnost investice do systému.
• I po nasazení zůstává organizaci schopnost měnit flexibilně systémy tak, jak potřebuje a bude potřebovat v budoucnu. Většinu změn lze provést v řádu hodin.
• Zapojení uživatelů. Tím, že se klíčoví uživatelé podílejí na vytváření systému od samého začátku, jsou eliminovány potenciální obavy ze změn. V mnoha případech se uživatelé naopak rychle stávají hybným motorem zavádění aplikace.
• Snadné rozšiřování. Metodika Try&Improve umožňuje okamžitě nasadit řešení pokrývající kritické kroky procesu a postupně toto řešení rozšiřovat. Stejně snadno je možné pokrývat další procesy a automatizovat vazby mezi nimi.
• Snížení projektových rizik. Případná chyba v definici procesu nebo ve funkčních specifikacích není fatální. Formulář nebo pravidla pro jeho oběh se prostě později přizpůsobí.