Správa smluv

Správa smluv

Opravdu je ve věku elektronických dokumentů s právním účinkem zapotřebí vynakládat nemalé zdroje na to, aby byly smlouvy připravovány a schvalovány na papíře? Opravdu je zapotřebí, aby se smlouva připravovala několik dnů nebo dokonce týdnů, protože listina cestuje mezi pobočkami?

Schvalování smluv je procesem, který se v rámci tradičních informačních systémů velmi obtížně elektronizuje. Takže zpravidla nezbývá než zůstat u  papíru nebo posílat návrhy v emailech. Pokud se posílají textové dokumenty emailem, většina nevýhod listinného zpracování zůstává a navíc vzniká problém s průkazným dokládáním, kdo schválil který dokument. Dokonce i když druhá strana vyžaduje kontrakt zapsaný na papíře, elektronické schvalování má řadu výhod.

Naši zákazníci upřednostňují formulářová řešení většinou z následujících důvodů:

  • Přidat další typ smlouvy a proces je velmi jednoduché.
  • Klíčové pasáže textu mohou být „uzamčeny“, takže ji jisté, že nikdo nemůže provést nepovolený zásah.
  • Usnadněné schvalování díky možnostem provádění změn ve vzorech vedoucími pracovníky.
  • Plnohodnotná podpora elektronického podpisu (vyhovuje při předávání protistraně i pro účely interního auditu).
  • Jistota, že každá smlouva prošla správným schvalovacím kolečkem, které odpovídá obsahu a typu smlouvy.
  • Formulářové řešení je připraveno na integraci s téměř jakýmkoliv systémem pro správu dokumentů, popřípadě může některé jeho funkce nahradit.
  • Vyplněná data lze bez přepisování znovu použít, například pro fakturaci nebo osobní kartu zaměstnance.

„Lidé ze Software602 s námi měli neskutečnou trpělivost. Museli to měnit minimálně stokrát, ale nic nebyl problém...“ Imed Jeddai, generální ředitel, Blue Style

O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků

  • Agrofert
  • Blue Style
  • Národní institut dalšího vzdělávání
  • Svět oken
  • Syner Manďák
  • Akademie múzických umění