Sběr faktur od všech dodavatelů

Kdo by nechtěl, aby mu chodily všechny daňové doklady od všech dodavatelů elektronicky, ve správném formátu a zcela správně vyplněné? Je zřejmé, že by to umožnilo automatizovat administrativu spojenou se zpracováním faktur. Ale je také zřejmé, že dosáhnout něčeho takového je téměř nemožné – pro ty, kdo nevyužívají řešení Software602.

Za podpory formulářového řešení vypadá proces vystavení a předání faktury takto:

1. Odběratel pošle objednávku jako elektronický originál s připojeným elektronickým podpisem a zároveň jako strojově zpracovatelná data (XML).
2. Dodavatel vytvoří fakturu tak, že data  z této objednávky importuje do elektronického formuláře pro vytváření faktur. Tento formulář je volně ke stažení na internetové stránce odběratele a může být vyplňován manuálně nebo integrován s informačním systémem dodavatele.
3. Dodavatel připojí k takto vytvořené faktuře elektronický podpis a odešle e-mailem nebo datovou schránkou (podle toho, zda potřebuje mít nezpochybnitelný doklad o odeslání).
4. Odběratel dostává fakturu jako elektronický originál dokumentu (ten putuje rovnou do dokumentového úložiště) i jako data ve formátu vhodném pro zpracování ekonomickým systémem. Faktura obsahuje i veškeré další potřebné informace, které zpracování usnadní (například interní číslo projektu, označení organizačního útvaru apod.)

Tam, kde už je s některými dodavateli zavedena výměna dokladů ve formátu EDI, je zpracování EDI dokladů a výstupů formulářového řešení sjednoceno. Výsledkem pak je situace, kdy od velkých dodavatelů přichází faktury v EDI a od malých v XML, a všechny jsou zpracovávány strojově.

K realizaci tohoto procesu jsou zapotřebí dvě formulářové aplikace:

eFaktura umožňuje vytvářet faktury ve formátu ISDOC nebo jiném datovém formátu a odesílat je datovou schránkou nebo jiným kanálem.  Aplikace může fungovat v jakémkoliv IT prostředí. Uživatel si ji stáhne do svého počítače a vyplňuje inteligentní formulář, který mu poskytuje nápovědu, logické kontroly, kalkulace hodnot apod.  Inteligentní formulář může být také vyplněn importem dat. Formulářová aplikace eFaktura může být také integrována s informačním systémem.  V takovém případě mohou být vytváření, odesílání a archivace faktur automatizovány.

eObjednávka umožňuje vytvářet objednávky a odesílat je datovou schránkou, případně jiným kanálem. Uživatel si aplikaci stáhne do svého počítače, vyplní inteligentní formulář (další variantou je integrace formulářové aplikace s informačním systémem) a odešle. Dodavatel tak získá závazný objednávkový dokument a zároveň data, jejichž importem může vytvořit fakturu.
Základní verze obou formulářových aplikací jsou k dispozici zdarma. Software602 nabízí jejich úpravu na míru konkrétní organizaci a integraci s informačními systémy. Nabízí také převzetí odpovědnosti za celý projekt, včetně komunikace s vystaviteli faktur a jejich podpory.