Dlouhodobý archiv

Dlouhodobá archivace digitálního obsahu podle evropských norem

Dlouhodobý archiv s dokumentovým workflow je aplikační nadstavba pro FormFlow Server. Poskytuje jistotu, že čitelnost a ověřitelnost autenticity uložených dokumentů budou udrženy tak dlouho, jak bude zapotřebí (po neomezeně dlouhou dobu). Organizace se tak může spolehnout na právní účinnost uložených dokumentů, aniž by se musela zabývat technickými a procesními detaily.

Dokumenty mohou být automaticky přebírány z různých zdrojů, jako jsou výstupy schvalovacích procesů, výstupy informačních systémů, odeslané dokumenty (datové zprávy, e-maily, soubory určené pro tisk, dokumenty předané přes webové rozhraní apod.) či výstupy konverze. Mohou být také vkládány manuálně.

Aplikační nadstavba dlouhodobého archivu může být rovněž integrována do informačního systému třetí strany, s nímž komunikuje webovými službami.

Klíčové rysy a funkce

  • archivace elektronických dokumentů a péče o ně při detailním dodržení legislativních požadavků (compliance),
  • archivace listinných dokumentů se zajištěním konverze do elektronické podoby (ručně, automatizovaně),
  • dlouhodobá čitelnost zajištěná konverzí do PDF/A-1, PDF/A-2 nebo PDF/A-3,
  • dlouhodobá nezpochybnitelnost autenticity podle PAdES LTV a CAdES-A,
  • samostatná existence dokumentu (čitelnost a autenticita jsou zajištěny i mimo archiv),
  • nezávislost na úložišti (organizace může dokumenty přesunout jinam, aniž by tím utrpěly jejich čitelnost a autenticita),
  • uchovávání dokumentů opatřených biometrickým podpisem,
  • ověřování pravosti dokumentů,
  • připojování kvalifikovaných časových razítek,
  • eskalační procedury pro nesprávně ošetřené dokumenty,
  • opatřování metadaty pro vyhledávání,
  • flexibilní nástroje pro vyhledávání a vytváření sestav,
  • řízení skartačních procesů,
  • snadná integrace s dalšími systémy (archivace výstupů i poskytování dat nebo dokumentů),
  • schvalování žádostí o přístup k dokumentům,
  • další schvalovací procesy.

Ve spolupráci s aplikační nadstavbou Dlouhodobý archiv mohou být snadno pokryty také následující oblasti procesů:

  • Workflow (schvalovací procesy)
    - včetně připravených formulářů pro běžné interní administrativní agendy (schvalování faktur, schvalování nákupů, služební cesty apod.). Workflow je snadno modifikovatelné administrátorem i uživatelem, takže podporuje i postupné optimalizace procesů.
  • Řízená dokumentace
    - podpora paralelně i v souslednosti probíhajících připomínkových řízení s revizemi, připojováním poznámek, podepisováním a kompletací finální verze dokumentu.
  • Jednotný příjem a odesílání dokumentů
    - napříč všemi komunikačními kanály (datová schránky, papírová pošta včetně konverze listin do elektronické podoby se zachováním právního účinku, sledované e-maily, webová rozhraní apod.)

Produktový list

Stáhněte si leták k produktu v PDF.

Licence

EULA (smlouva mezi Software602 a koncovým uživatelem) dostupná v PDF dokumentu.

Ondřej Málek
Ondřej Málek
Obchodní manažer
Kontaktovat obchodníka

Aktuální seminář

Úterý 4. Listopadu 2014
Software602, Hornokrčská 15, Praha 4