Obsluha datové schránky
Máte jistotu, že každá datová zpráva došlá do datové schránky bude včas vyřízena? Máte jistotu, že jsou odesílány jen řádně schválené dokumenty? Že každá datová zpráva je korektně archivována? A dokážete to vše bez toho, že by v organizaci existovaly paralelně dva typy procesů (pro datovou schránku a papírovou poštu) a zaměstnancům přibylo administrativy?
K datové schránce je možné přistupovat přes webové rozhraní nebo je možné využít některé z celé řady řešení, které jsou na českém trhu nabízeny. Tato řešení však zpravidla zajišťují pouze převzetí a předání zprávy. Důsledkem je stav, na který nedávno upozornila Unie advokátů. Laxní přístup k datovým schránkám vede k právní nejistotě.
Zákazníci upřednostňují formulářové řešení pro obsluhu datové schránky většinou z následujících důvodů:
- Umožňuje sjednotit práci se všemi dokumenty, které do firmy přicházejí – datovou schránkou, v obálce nebo emailem.
- Dává jistotu, že žádná záležitost nebude opomenuta. Proces předání zprávy je ukončen teprve tehdy, kdy odpovědný pracovník potvrdí, že záležitost přebírá. V opačném případě dojde naopak k eskalaci.
- Dává jistotu, že do datové schránky nebude vloženo nic, co by neprošlo řádným schvalovacím řízením.
- Archivuje se nejen příloha, ale celá datová zpráva včetně obálky opatřené časovým razítkem a včetně doručenky (u odeslané zprávy). Bez splnění této podmínky právní účinnost vloženého dokumentu skončí zpravidla nejdéle do roka.
- Umožňuje obsluhovat neomezený počet datových schránek.
- Automaticky vytváří deníky příchozí a odchozí pošty.
- Může být nasazeno jako rozšíření stávajícího formulářového řešení prostým přidáním dalších formulářů a nastavením pravidel pro oběh.
- Může být velmi snadno rozšířeno o oběh dokumentu po organizaci, včetně schvalování elektronickým podpisem.
- Je připraveno na integraci s prakticky jakýmkoliv agendovým systémem či systémem pro správu dokumentů, případně může podstatnou část jejich funkcí nahradit.
„Strávili jsme víc než rok hledáním toho správného produktu, nebyl to čas promarněný. Dnes máme životaschopné řešení, které šetří práci i papíry. Řada záležitostí je dnes vyřizována rychleji a je tu možnost zpětné kontroly, kdo co dělá. Vážíme si i vstřícnosti lidí z 602, která byla mimořádná.“ Ing. Miroslav Wajda, IT ředitel, Společnost JAP Trading
O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků
- Agrofert
- BancoPopolare
- Fresenius Medical Care
- JAP Trading
- Ostravské komunikace
- Signum
- SIKO KOUPELNY
- Ško-Energo
ISDS ready formuláře - přímá spolupráce s datovou schránkou
Výhody a přínosy ISDS ready formulářů staví na několika jasných principech. Základem je, že jsou to dokumenty, které přenášejí data k dalšímu zpracování, oproti klasickým, stále nejpoužívanějším formátům dokumentů, které nejsou zpravidla určeny pro automatické zpracování (PDF, DOC, XLS).
Přečtěte si na Bezpapiru.cz
Jak se na ČTÚ podepisují a razítkují dokumenty určené pro posílání datovými schránkami
