Obsluha partnerů a zákazníků

Zkuste si představit svět, v němž by všichni zákazníci a obchodní partneři posílali objednávky, žádosti a další obchodní dokumenty včetně faktur elektronicky, ve správném formátu a úplně bez chyb. Už nikdy byste neřešili přepisování, doplňování chybějících údajů nebo nesmyslný požadavek. Svět, kde bylo možné takového stavu dosáhnout, aniž byste partnery připojovali do svého informačního systému nebo je nutili kupovat si další software. Do takového světa můžete vkročit tím, že si pořídíte formulářové řešení od Software602.

Inteligentní formuláře může vyplňovat buď přímo zákazník nebo obchodní zástupce ve svém notebooku nebo tabletu. Podstatné je, že při vyplňování formuláře nemusí být připojen k internetu.

Postup práce s formulářovým řešením je následující:

• Vytvoříte formulář (případně si jej necháte vytvořit v Software602) a vystavíte jej na internetu nebo intranetu – podle toho, kdo s ním bude pracovat.
• Zákazník, obchodní zástupce nebo partner si formulář stáhne do svého počítače a postupně jej vyplňuje. Vzhled formuláře zpravidla odpovídá papírovému tiskopisu, jeho vyplnění je ovšem daleko komfortnější (výběr ze škál, automatické kalkulace obsahu polí, nápověda, logické kontroly, opakovatelné sekce, importy z informačních systémů apod.). Formulář může být předvyplněn importem dat, která uživateli poskytnete, čímž se zajistí správnost údajů.
• Vyplněný formulář je odeslán – datovou schránkou, e-mailem či jiným kanálem. Dokument vzniklý vyplněním formuláře  může být převeden do PDF, může k němu být připojen elektronický podpis (kvalifikovaný nebo od vaší vlastní certifikační autority) a časové razítko.

Podstatné je, že:

• zároveň s dokumentem jsou odesílána také data ve formátu, který vy sami určíte,
• formuláře neumožní odeslání, dokud není vyplněno úplně a správně.
• V počítači uživatele zůstane formulář jako doklad o tom, co odeslal (případně si jej může vytisknout), případně rozvyplněný formulář, který mu příště usnadní práci. Vystavitel formuláře získal dokument s právním účinkem a zároveň data pro strojové zpracování.

Pokud uživatelé v určité fázi procesu preferují papír, je pochopitelně možné formulář vytisknout. V tom případě může být formulář opatřen čárovým kódem, jehož načtením získáte zadané údaje.