Nákupy a objednávky

Je logické, aby snahy o přísnější řízení nákladů začínaly u způsobu, jakým se v organizaci plánují a schvalují nákupy. Až elektronizace tohoto procesu umožní nabýt plnou jistotu, že nebude objednáno nic, co by neprošlo předepsaným schvalovacím kolečkem.

Papír ani emaily totiž neumožní zjistit, zda podpis nadřízeného nebyl získán dodatečně a ve velmi obtížné udržovat centrální přehled a srovnání, kdo co požaduje a schvaluje.

Ale mění se především postupy a procesy. Po nasazení formulářového řešení pro nákup zboží a služeb vypadá situace zpravidla takto:

• Veškerá pravidla jsou striktně dodržována prostě proto, že není technicky možné žádat o nákup něčeho, k čemu zaměstnanec nemá pravomoc, nelze vynechat schvalovací krok apod.
• Zaměstnanci a manažeři tráví podstatně méně času administrativou jako vytváření žádanek, schvalování, vytváření objednávek, přepisování dat do systému apod.
• Existuje velmi snadný centrální přehled o tom, kdo co schválil, bez nutnosti vytvářet speciální reporty.
• Připojení elektronického podpisu zajišťuje prokazatelnost a nepopiratelnost a splňuje požadavky auditorů.
• Finanční ředitel vidí veškeré nákupní požadavky už ve chvíli zadání.
• Rychlejší schvalování tam, kde jde o položky důležité pro plynulost výroby.
• Organizace je připravena na elektronizaci dalších procesů, například schvalování příchozích faktur.

Jen málokdo zpochybňuje, že elektronizace nákupního procesu (eProcurement) je velmi užitečná. Přesto ji mnoho organizací odkládá, prostě proto, že implementace speciální aplikace (nebo modulu velkého ERP systému) představuje příliš složitý a nákladný projekt. Formulářové řešení umožňuje jít postupnou cestou – nejprve pokrýt omezený počet klíčových položek a později přidávat další inteligentní formuláře, případně pokrývat i jiné než nákupní procesy.

Vedení potřebuje nejen informaci o provedených nákupech, ale i o položkách, které jsou teprve ve stavu schvalování. Podstatné je i snadný centrální přehled, které oddělení kolik utrácí a za co.

"Vedení potřebuje nejen informaci o provedených nákupech, ale i o položkách, které jsou teprve ve stavu schvalování. Podstatné je i snadný centrální přehled, které oddělení kolik utrácí a za co…Téměř okamžitě jsme viděli, že nám ty formuláře perfektně vyhovují. Ani jsme nečekali na konec pilotního provozu a rovnou jsme objednali." Alexander Toth, IT manažer, Peikko Slovakia

O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků

• Magistrát Karviná
• Peikko Group
• Sanatorium Topas
• Torola Electronic
• Industrial Business Services