Přínosy

Inteligentní formuláře od Software602 přinášejí odpovědi na otázky, které vznikají kolem bezpapírového způsobu práce. Výrazně urychluje libovolné podnikové procesy, minimalizuje risk a vytváří podmínky k prosazení odpovědnosti napříč celou organizací.

Potřebujete-li dokumentovat podnikové procesy kvůli auditu na ISO či vyhovět normě odběratelského koncernu nebo potřebujete urychlit procesy a udržet o nich centrální přehled, představuje pro Vás evidence pomocí papírových dokumentů nebo běžných kancelářských aplikací významnou překážku úspěchu. Software602 nabízí technologické nástroje, které přinášejí odpovědi - v podobě elektronizace procesů a konverze dokumentů.

Ověření autorství

Inteligentní formuláře jsou dobře využitelné tam, kde je zapotřebí ověřit, kdo formulář vyplnil a že data nebyla později změněna. Dokument je možné elektronicky podepsat (a tím i  uzamknout proti změnám) a je možné takto uzamknout i jeho jednotlivé části.

Hladká týmová spolupráce

V situacích, kdy se na zpracování jednoho dokumentu podílí několik zaměstnanců (například při schvalování na několika úrovních), inteligentní formuláře automaticky zajistí předávání ve správném pořadí i to, že každému zaměstnanci je dokument předložen teprve poté, co předcházející kolegové odvedli svou správu úplně a správně.

Konec „excelovských databází“

To je něco, co zná z podnikové praxe většina z nás. Existuje sdílená tabulka, do níž několik zaměstnanců zapisuje údaje. Je to řešení zdánlivě bezproblémové – až do okamžiku, kdy někdo zapomene tabulku zavřít, takže ostatní nemohou zapisovat nebo dokonce omylem
přepíše údaje, které zanesl nikdo jiný. Při použití inteligentních formulářů každý zapisuje do formuláře ve svém počítači a data jsou automaticky přenášena do tabulky.

Shromažďování údajů od mnoha zaměstnanců, firem, podřízených organizací či obyvatelstva patří k nejvíce frustrujícím úlohám v každém podniku či úřadu.

Mezi zaměstnanci a odděleními se pohybují papírové dokumenty, centrální přehled prakticky neexistuje, chyby a opomenutí jsou na denním pořádku. Ani nasazení velkých informačních systémů s automatizovaným workflow neřeší situaci, neboť stále zůstává řada agend, které tyto velké systémy nepokrývají. Proto volí stále více organizací inteligentní formuláře – praktické řešení, které může být nasazeno velmi rychle a lze jím nahradit oběh libovolného počtu a typu dokumentů.

Je až neuvěřitelné, v kolika podnicích a úřadech probíhá podstatná část schvalovacích procesů stejně jako před desítkami let.

A to nejen kvůli jejich zpracování, což mnohdy představuje velmi náročný úkol, ale především proto, že dotazníky velmi často přicházejí vyplněné chybnými či neúplnými údaji. Ať už tyto chyby vznikají z nedbalosti či proto, že jejich vyplnění je příliš obtížné, nasazením inteligentních formulářů zajistíte, že vždy získáte úplná a správná data a navíc výrazně urychlíte a usnadníte vyplňování formulářů samotnými uživateli.

Některé další přínosy inteligentních formulářů