Integrace s ERP
Inteligentní formuláře jsou často nasazovány jako doplněk SAP nebo jiných podnikových ekonomických (ERP) systémů. Řeší se tak zpravidla schvalovací procesy (například došlé faktury k proplacení) nebo sběry dat, a to zejména tam, kde:
- organizace si chce zachovat možnost měnit pružně nastavení pravidel a procesů, aniž by kvůli tomu musela zasahovat do centrálních informačních systémů
- organizace nechce kupovat další uživatelské licence ekonomického nebo jiného systému,
- organizace nechce zatěžovat další zaměstnance tím, že by se učili pracovat s dalším informačním systémem.
- schvalovací proces je tak důležitý, že je vyžadován vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis
- do procesu jsou zapojeni i uživatelé mimo organizaci (dealeři, obchodní partneři apod.).
Data jsou z ERP systému importována do inteligentních formulářů. Vznikne tak dokument, který obíhá mezi uživateli a je postupně doplňován nebo schvalován. Po dokončení procesu jsou data opět zapsána do centrálního informačního systému. Zároveň je archivován dokument s připojenými elektronickými podpisy.
Toto uspořádání může mít různé varianty, podle potřeby procesu a situace konkrétní organizace. Často jsou data zapisována nebo čerpána i z dalších informačních systémů (řízení vztahů se zákazníky, výroba, personalistika).
Inteligentní formuláře bývají nejčastěji integrovány s ekonomickým systémem SAP, zpravidla prostřednictvím platformy NetWeaver nebo přímo k modulu báze (BC). Inteligentní formulář pak načítá data ze systému a zapisuje do něj obdobně, jako by dělal živý uživatel. Technologie SAP a inteligentní formuláře Software602 byly společně nasazeny například v některých firmách skupiny Volkswagen, Českých drahách a českých pobočkách mezinárodních korporací Ingersoll Rand a Viscofan. Nejčastěji se tak řeší agendy spojené s fakturací, zpracováním došlých faktur, personální a mzdovou administrativou a řízením údržby.
