Elektronizace dokumentů
Elektronizace dokumentů v pojetí firmy Software602 neznamená prosté skenování listin. Aby byla výsledkem elektronizace lépe fungující organizace, musí být splněna následující kritéria.
- Výsledné elektronické dokumenty mají stejnou právní účinnost jako listiny - obsahují kvalifikované elektronické podpisy a časová razítka, jsou tak všeobecně akceptovány.
- Při vytváření dokumentů dochází k významné úspoře práce proti zacházení s obdobným dokumentem na papíře nebo v tradičních kancelářských aplikacích.
- Data zadaná do elektronického dokumentu jsou připravena pro další zpracování bez jakéhokoliv přepisování a mohou být automaticky aktualizována.
Nezáleží, zda se jedná procesní doklady nebo dopisy, které přišly do organizace zvenčí. Zda jde o elektronický formát nebo papír, který se musí skenovat. Jakmile takové dokumenty existují, jde už „jen“ o to zajistit, aby jejich oběh probíhal podle správných pravidel pro odesílání, archivaci, zabezpečení apod.
Elektronizace dokumentů vyžaduje zvládnout různé technologické úkoly:
- Převod z jakéhokoliv elektronického formátu do PDF/A, případně jiné verze formátu PDF.
- Podepisování elektronických dokumentů elektronickým certifikátem, včetně možnosti připojit k jednomu dokumentu několik podpisů.
- Opatřování dokumentů elektronickým časovým razítkem tak, aby to bylo velmi jednoduché pro uživatele i správce informatiky.
- Vytváření dokumentů pomocí inteligentních formulářů (interaktivních šablon), kde je řada údajů doplňována automaticky.
- Automatická kontrola správnosti, data mohou být importována z různých systémů a databází.
- Ověřování platnosti elektronických podpisů a časových razítek na dokumentech.
Technologické nástroje, která má Software602 k dispozici, umožňují vymodelovat řešení odpovídající prostředí a potřebám každé organizace, včetně případné plné automatizace procesu nebo dávkového vytváření archivů.
Proto s našimi řešeními pro vytváření elektronických dokumentů pracují největší projekty českého eGovernmentu nebo Česká národní banka, úřady, poskytovatelé finančních služeb, školy, nemocnice i podniky všech velikostí a sektorů trhu. Jsme hrdí na to, že naši zákazníci říkají, že ještě nenarazili na problém, který by společně s námi nedokázali vyřešit.
"Print2PDF - to je nástroj, kterému je úplně jedno, jaký obsah tisknete, a zda používáte rámečky atd. Jak to vidíte na obrazovce, tak to bude v PDF." Ing. Roman Žičař, IT ředitel, Nowaco
Reference, zákazníci a úspěšně realizované projekty
|
|
Naše řešení a nástroje pro elektronizaci využívají desítky podniků a organizací a tisíce spokojených uživatelů. Snadno to dokazujeme realizací úspěšných projektů v oblasti elektronizace dokumentů.
Nástroje pro elektronizaci dokumentů
Soustředíme se na kontinuální vývoj nástrojů, které významně usnadňují práci s dokumenty organizace. Nyní integrované s portálem SecuStamp.com, který poskytuje uživatelům účet pro snadné opatření podepsaných PDF dokumentů kvalifikovaným časovým razítkem podle zákonných norem a další formulářové služby. Blíže se seznamte s nástroji, které k tomu lze využít.
- Software602 Print2PDF - automatizovaný převod do PDF nebo PDF/A (ISO) pro archivaci
- Software602 Print2PDF Free - snadný převod do PDF pro každého z libovolné aplikace
ISDS ready formuláře - přímá spolupráce s datovou schránkou
Výhody a přínosy ISDS ready formulářů staví na několika jasných principech. Základem je, že jsou to dokumenty, které přenášejí data k dalšímu zpracování, oproti klasickým, stále nejpoužívanějším formátům dokumentů, které nejsou zpravidla určeny pro automatické zpracování (PDF, DOC, XLS).
