Archivace - Software602 Archivní úložiště / Elektronická spisovna

Archivní úložiště (Elektronická spisovna) od Sofftware602 pokrývá všechny funkce potřebné k plnohodnotnému nahrazení listinného archivu, automatizuje činnosti související s ukládáním, vyhledáváním a prohlížením dokumentů a dává jistotu, že všechny úkony proběhnou korektně a v souladu s předpisy – až po skartaci dokumentu nebo předání Národnímu archivu.

Elektronická spisovna přebírá dokumenty z různých zdrojů, zejména výstupy schvalovacích procesů, výstupy z informačních systémů, odeslané dokumenty (datové zprávy, e-maily, soubory určené pro tisk, dokumenty předané přes webové rozhraní apod.), manuálně zadané dokumenty či skenované dokumenty opatřené metadaty.

Uložení dokumentu

Elektronická spisovna zajistí, že budou archivovány schválené dokumenty ve správném formátu opatřené metadaty. Dokument je před uložením připojen k elektronické košilce a může projít schvalovacím oběhem. Po uložení již není možné provádět v dokumentu nebo spisu jiné změny než dodání potvrzení o doručení či nepřevzetí. Systém nabízí i další sofistikované funkce, jako například automatické ukládání dokumentu do správné struktury úložiště nebo orážení časovým razítkem.

Sdružování dokumentů do spisů a vyhledávání a řízení přístupů

Elektronická spisovna poskytuje všechny funkce potřebné k tomu, aby každý uživatel rychle našel všechny dokumenty, které potřebuje ke své práci a aby organizace měla zároveň jistotu zachování důvěrnosti citlivých dokumentů. To obnáší zejména vyhledávací nástroje, vytváření seznamů, schvalování žádostí o přístup k dokumentu, vytváření odkazů na konkrétní dokumenty pro umístění na webu atd. Systém zaznamenává všechny přístupy k dokumentům (logy).

Skartace a příprava na předání Národnímu archivu (verze pro splnění zákona 499/2004Sb.)

Tato skupina funkcí pokrývá záležitosti jako vedení skartačních příznaků (vyznačení, jak je dokument významný a jak dlouho má být archivován), hlídání skartačních lhůt, schvalování skartace a provádění skartace. Součástí systému mohou být i nástroje pro vytváření seznamů ve formátu požadovaném Národním archivem (SIP, AIP, DIP) a převod dokumentů do formátu OAIS.

Kontrola dokumentů

Automatická kontrola elektronických dokumentů umožní zajistit, že nebude archivován žádný dokument s právní vadou. Kontrola vychází ze stejných postupů a využívá stejnou technologii, s jakými pracuje Czech POINT.

Software602 Archivní úložiště je zpravidla dodáváno jako součást spisové služby nebo společně se Software602 Form Server. To znamená, že organizace může bez navýšení nákladů pokrýt neomezený počet dalších schvalovacích procesů.