Elektronická podatelna a výpravna
Řešení pokrývá veškerou písemnou a elektronickou komunikaci organizace s vnějším prostředím (písemná korespondence, datová schránka, důležité e-maily apod.). Umožňuje centrální zpracování všech zásilek, jejich kontrolu, přidělení konkrétnímu zaměstnanci k vyřízení (včetně kontroly dodržení lhůt), a zároveň odesílání dokumentů a jejich archivaci včetně doručenek.
Elektronická podatelna pokrývá všechny požadavky kladené legislativou na spisové služby. Podporuje také konverzi dokumentů v prostředí CzechPOINT@office nebo konverzi dokumentů neautorizovaným původcem.
Standardně podporované komunikační kanály:
- Datová schránka
- E-maily zaslané do sledované podnikové schránky
- Papírová pošta
- Elektronické soubory dodané na paměťovém médiu
- Internetové rozhraní
- Přímá komunikace mezi informačními systémy (například ve formátu EDI nebo předávání dokladů prostřednictvím webových služeb).
Elektronická podatelna a výpravna pokrývá, mimo jiné, následující činnosti:
- Převzetí dokumentu, včetně jeho uložení a vytvoření záznamu o převzetí. Datové zprávy jsou ukládány včetně „obálky“ s elektronickým podpisem a časovým razítkem
- Kontrola pravosti elektronického dokumentu (ověření platnosti připojeného elektronického podpisu, časového razítka, vyhodnocení údajů atd.)
- Konverze dokumentu z listinné do elektronické podoby a naopak, a to tak, aby zůstal zachován právní účinek dokumentu
- Automatické třídění dokumentů a jejich přidělení konkrétnímu zaměstnanci nebo pracovišti
- Přijetí, postoupení nebo odmítnutí dokumentu (včetně kontroly dodržení lhůt pro zpracování)
- Kontrola a odeslání dokumentu, včetně vyhledání kontaktních údajů adresáta v seznamu datových schránek nebo zákaznické databázi
Ověřená kapacita:
Při testování, které bylo provedeno v květnu 2011 na vyžádání a pod dohledem konkrétního zákazníka, zpracovala Elektronická podatelna /výpravna více než 4000 příchozích zpráv o celkovém objemu 60GB za hodinu. Zprávy přicházely z veřejného testovacího prostředí informačního systému datových schránek, pro testování byl využit běžný jednoprocesorový server.
