Archivace v souladu s legislativou
Vytváření elektronických originálů dokumentů a schvalování připojením elektronického podpisu usnadňuje práci. U některých takto vzniklých dokumentů je však zapotřebí zajistit jejich korektní archivaci a udržení pravosti (platnosti připojených podpisů) po celou dobu existence, což může představovat desítky let. Víte, jaké technologie se budou používat? Bude ještě existovat certifikační autorita, která vydala certifikát? Nicméně i pro takové případy existuje relativně snadné řešení.
Náš přístup k archivaci elektronických originálů dokumentů vychází z následujících zásad.
Archivace je služba. Prosté uložení a zazálohování nestačí. Tak, jako se ve fyzických archivech pečuje o listiny, je třeba pečovat také o elektronický originál. Jinak se stane, že jej „rozežerou“ elektronické myši, to znamená, že nebude možné ověřit platnost připojených podpisů.
Dokument musí být průkazný i mimo dokumentové úložiště. Možná v budoucnu budete potřebovat dokument předat právnímu zástupci, zaslat úřadu, přinést k důkaznímu řízení… Je tedy důležité, aby samotný dokument obsahoval všechny náležitosti dostatečné k tomu, aby platnost podpisů byla nezchybnitelná.
Vycházíme z principu digitální kontinuity, která znamená, že platnost podpisů nebude nikdy přerušena – vypršením platnosti certifikátu, časového razítka, prolomením šifry ani žádnou jinou událostí.
Před uložením dokumentu je třeba vždy provést stanovené úkony - kontrolu platnosti všech připojených podpisů, opatření dokumentu metadaty (popisnými údaji, které v budoucnu snadní vyhledávání).
Plně respektujeme všechny požadavky české i evropské legislativy a standardy ETSI (Evropské sdružení pro standardy v oblasti ICT).
>>Podrobnější informace o archivním úložišti Software602 najdete zde
